Les associations et Internet

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Author:  Raymond Marceau

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Les Guides Conseils de la Caisse d’Epargne

N’hésitez pas à contacter le responsable associations : ▲

Votre agence Caisse d’Epargne



3615 Caisse d’Epargne



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Les associations et Internet

I

nternet est un outil qui s’installe de plus en plus dans la vie quotidienne. La presse se fait fort de relayer la mise en ligne de tel site d’Administration

ou d’Entreprise, les particuliers s’équipent de plus en plus, pas un étudiant ou presque n’échappe au réseau sous une forme ou une autre… Mais le monde associatif n’y échappe pas, même si son arrivée est plus discrète. Mais discret, loin s’en faut, ne veut pas dire absent. L’Internet associatif existe bel et bien. De par la dimension mondiale du média Internet, nous retrouvons naturellement les grandes organisations humanitaires qui ont, par vocation, une couverture mondiale. Citons la Croix-Rouge, l’Unicef, Reporters sans frontières qui l’utilisent couramment et de plus en plus pour rester en contact avec leurs équipes sur le terrain et les antennes internationales. Mais les associations plus modestes ont-elles aussi une présence importante (à un niveau plus local). Petite ou grande, une association a toujours peu ou prou les mêmes besoins (à des échelles différentes), comme gérer, recruter, communiquer, militer, se faire connaître… Or, et nous le verrons, Internet permet de répondre à toutes ces exigences. L’objectif de cet ouvrage est multiple :



Vous faire découvrir ce qu’est Internet, et comment l’on s’en sert. Préalable

à toute utilisation spécifiquement associative, savoir comment accéder à Internet, comment utiliser un navigateur, comprendre le fonctionnement et le vocabulaire du réseau… ●

Vous démontrer qu’Internet est une mine d’or, pour une association. Car il

vous ouvrira un univers d’une richesse inépuisable, et pour un coût dérisoire, dans tous les secteurs qui vous concernent, et sous de multiples formes auxquelles vous n’auriez sans doute pas pensé… ●

Vous expliquer un peu plus certains aspects techniques, qui vous donneront

envie d’aller plus loin, mais surtout qui vous dévoilerons de nombreux écueils et erreurs à ne pas connaître pour organiser l’arrivée de votre association sur Internet…

1

Sommaire

Démystifier le réseau Internet

5

Utilisation associative du Net

23

1. Internet, une histoire de réseaux…

6

1. Nous voulons gérer notre association

24

6

Les ordinateurs parlent aux ordinateurs…

6

Création

24

… et les hommes aux hommes !

7

Déclaration

25

2. Ne pas partir sans bagages

8

L’équipement matériel

8

Faut-il s’équiper ?

8

Un ordinateur ?

9

Un modem ?

9

Des périphériques ?

6

Toujours l’homme…

10

Accès à Internet

10

Fournisseur d’Accès à Internet

10

Les inégalités de l’accès au Net

11

Logiciels…

2

Naissance

Aventure d’Internet

12

24

Comptabilité

26

Organisation

26

Réunionite et travail collaboratif

26

Forum de discussion

27

Ressources humaines

28

Annuaire de membres

28

Contact, relance, infos…

28

Salariés

29

Bénévoles : recrutement et racolage

29

2. Nous voulons des informations Outils de veille

30 30

Système d’exploitation

12

Liste de diffusion, de discussion

Les indispensables

13

Chercher l’information

31

Les risques du Net

13

Petits outils pratiques

32

Notions de logiciels libres, de freeware & shareware

13

L’information alternative

32

14

Les limites de l’information

32

Notions : protocoles, IP… Et… combien ça coûte ?

16

Ordinateurs et accessoires

16

Abonnement à Internet

17

Logiciels & formation

17

3. Nous voulons des sous

30

33

Générer de l’argent

33

Récupérer le cash…

34

A l’assaut des subventions

35

3. Usages et ressources

17

Email, la messagerie

18

Le Web, les navigateurs

18

FTP, transfert de fichiers

19

Les News, Usenet

19

Communication interne

37

Forums de discussion

20

Communication externe

38

Internet Relay Chat, ICQ

20

Communication mondiale

38

Autres

20

Les outils de ces communications

39

4. Nous voulons agir

36

5. Nous voulons communiquer

37

Bien communiquer, cela s’apprend

37

Telnet, VNC

20

Le site Internet

39

Téléphonie IP & Visioconférence

20

Journal interne, journal externe

39

21

Communiqué de presse

40

Communication événementielle

40

Plaquette

40

Netiquette

3

S’approprier la technique

41

1. Le site Web de l’association

42

Des étapes de la construction

42

Mon nom, mon adresse

44

Structure d’un nom de domaine

44

Choisir un nom de domaine

45

Réserver un nom de domaine

45

Hébergeur et hébergement

46

Un espace pour habiter

46

Les petites lignes…

47

Techniques de création d’un site

4

48

Sites clefs en mains

48

L’Internet fait à la main : le Html

49

Content Management System

49

Sites dynamiques

50

2. L’art d’écrire : email et mailing listes

51

Du bon usage de l’email Composition d’un email

51 51

Quelques précautions d’usage

52

Distribution des adresses et des rôles

53

Pour tous les membres

53

Parole officielle et alias

54

Dans le même panier…

55

Liste de diffusion & discussion

55

Vocabulaire, et pourquoi avoir une liste ?

55

Mise en oeuvre

56

Annexes

57

Glossaire

57

Livres et sites de référence

58

Démystifier le réseau internet

5

Internet est un moyen de communication (stockage et/ou transmission d'informations) qui vient s’ajouter aux précédents que sont l'imprimerie, la radio, la télévision voire l’écriture. Associant les technologies issues des télécommunications et de l’informatique, il est en perpétuelle évolution. Cette technicité peut faire peur. Tentons d’en lever une partie du voile.

et permettent des services, ● les clients (ordinateurs des internautes) ● une batterie de relais (routeur, pont, passerelles…) qui permet l’échange entre serveurs, clients et autres relais. Entre chaque élément il y a des lignes de transmissions permettant aux données de circuler (l’analogie d’un maillage routier est souvent utilisée). Ce maillage ira de l’autoroute (pour les fibres optiques à hauts débits, qui forment la colonne vertébrale du réseau) au simple sentier qui mène à l’utilisateur final. La taille de chaque route dépend du support : câbles téléphoniques, fibres optiques, satellites, lignes électriques ou ondes radios… qui détermineront le débit (nombre d’informations qui circulent dans un temps donné). Selon les usages, il faut différencier plusieurs protocoles de communication de ces ordinateurs (pour simplifier, disons qu’un protocole est équivalent à une langue). Ainsi, Emails, Newsgroup, Web, Ftp, Irc sont les principales langues connues des ordinateurs reliés au Net, chacun ayant son mode de fonctionnement – et ces usages. Avant de revenir sur ces utilisations, petit détour vers les utilisateurs, les Hommes.

1 INTERNET, UNE HISTOIRE DE RÉSEAUX Qui dit communication suppose des émetteurs et des récepteurs, tant matériels qu’humains. Le réseau Internet doit donc se voir comme un double réseau : d’ordinateurs, et d’hommes.

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Aventure d’Internet



Petit détour historique sur la naissance d’Internet. En 1957, en pleine guerre froide, le département de la Défense américain décide de fonder une agence de recherche (ARPA) pour renforcer les développements scientifiques susceptibles d'être utilisés à des fins militaires. L’une des applications, née en 1969, sera la création d’un réseau d’ordinateurs répartis sur le territoire, pouvant permettre d’une part la transmission de fichiers entre les sites et d’autres part pour résister à une attaque nucléaire. Chaque point du réseau devant être indépendant des autres ; si l’un des points tombe, les autres continuent de tourner. Ce sera l’Arpanet. Le protocole TCP/IP (qui permet à des micros ordinateurs de communiquer avec des super calculateurs) permettra ainsi de passer des 40 ordinateurs reliés (1972) à plus d’une centaine en 1979. Cette même année, il devient utilisable par les chercheurs civils. En 1983, une scission sera faite entre la partie militaire (Milnet) et la partie universitaire (Arpanet). Se développant

Les ordinateurs parlent aux ordinateurs … Internet, dans son aspect technique, c’est un ensemble d’ordinateurs reliés entre eux (on parle de réseaux), selon un principe décentralisé. L’on distingue trois composantes : ● les serveurs qui offrent des informations



à l’international, le terme d’Internet sera utilisé à partir de 1988, pour désigner un réseau mondial essentiellement consacré à la recherche civile. Cet aspect scientifique en fait un outil puissant mais peu convivial, se limitant principalement à une interface proche de notre Minitel pour les informations, et aux emails ; les deux en mode texte uniquement. Il faudra attendre 1989 pour que le concept d’hypertexte soit mis au point au travers du World Wide Web, permettant un usage plus intuitif : d’un clic de souris il est possible de passer de textes en textes, concept qui se développera à partir de 1992 ; s’y ajouteront rapidement les images. Le second tournant majeur date de 1991, avec l’abolition des restrictions limitant l’usage du réseau aux organismes non commerciaux. Les marchands arrivent, l’argent aussi, qui permettra l’explosion progressive du phénomène (les premières expérimentations de commerce en ligne datent de 1994).

… et les hommes aux hommes ! Historiquement, Internet est né d’un effort coopératif, de partage de l’information entre scientifiques (à usage militaire, certes). Cet aspect collectif et coopératif se retrouve au travers des différentes sociétés humaines (entreprise, association, église, individu…) qui peuplent désormais le média. Quand on parle d’Internet, on évoque

souvent l’enchevêtrement de fils de cuivre et fibres optiques, mais derrière chaque ordinateur branché se trouve un ou plusieurs individus qui vont utiliser ces supports de diverses façons possibles. Si l’on prend comme fait établi qu’Internet rend instantanée la communication entre deux ou plusieurs individus, et ce indépendamment de leur distance géographique, tous les usages à plusieurs deviennent permis, du plus simple (un échange de message, de courrier – par email) au plus technique (un jeu vidéo en réseau, ou une vidéoconférence). La distance et le temps disparaissent sur le Net, mais bien d’autres barrières se lèvent. Il est, par exemple, aussi facile d’envoyer un message à un individu qu’à 300 ou 3000. Contacter tous les membres d’une association pour les avertir d’une manifestation imminente est d’une facilité déconcertante ; le plus long consiste sans doute à trouver le lieu de la dite manif – ou l’argent pour sa location. Mais l’avantage ne s’arrête pas là ; car les 300 ou 3 000 peuvent, tout aussi facilement, répondre au message et toucher soit l’expéditeur originel, soit l’intégralité des sympathisants, et le tout avec la même facilité. Il devient donc facile pour un élément de l’ensemble de communiquer d’une part avec sa hiérarchie, comme avec l’intégralité de ses égaux ; ce déplacement de pyramidal à horizontal fut d’ailleurs à l’origine du succès d’une organisation comme ATTAC, grâce – entre autre – aux listes de discussions par email. Ainsi, qu’il s’agisse de groupes de joueurs qui s’affrontent dans des joutes violentes (et le plus souvent nocturnes), de révolutionnaires qui communiquent par email avec journalistes, politiques

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et partisans, ou encore des marchands du temple qui s’essayent au commerce électronique multinational massif, voire la plus petite association de quartier qui organise la brocante annuelle, la toile faite de fils de cuivre peut ainsi permettre de tisser et/ou resserrer le tissu humain.

plaisir de faire une démonstration aux autres. Revenons maintenant plus précisément sur l’équipement nécessaire…

J’ai fait un rêve… J’ai un double rêve pour le Web. D’une part, je le vois devenir un moyen très puissant de coopération entre les êtres humains. Et dans un second temps, j’aimerais que se soient les ordinateurs qui coopèrent. Tim Berners-Lee (un des fondateurs du Web, et dont le credo est la mise du Web au service de l’intérêt général).

Un ordinateur ? Un ordinateur (composé d’une unité centrale, d’un écran, d’un clavier et d’une souris) est indispensable pour accéder à Internet. Que l’ordinateur soit un PC ou un Mac, fonctionne avec Windows ou Linux, tous peuvent servir, pour peu qu’ils soient configurés convenablement. Les points cruciaux pour un outil confortable sont un processeur et un disque dur rapide, et une quantité de mémoire vive importante. Plus puissant cet ordinateur est, plus confortable sera son utilisation, pour Internet comme pour le reste (un vieux modèle sera utilisable, mais ce sera plus lent). La présence d’un lecteur de CD Rom s’avère indispensable pour l’installation des logiciels (entre autre les kits de connexion à Internet – voir ci dessous). Une connaissance minimale de cet ordinateur et des logiciels installés est indispensable pour pouvoir bien utiliser Internet, comme par exemple savoir allumer et éteindre “proprement” votre ordinateur, savoir cliquer avec une souris, taper sur le clavier, manipuler des

Avant même d’en voir les usages précis et de se les approprier, la première des choses à faire, tant pour une association que pour un individu, consiste à avoir un accès au réseau, un point d’entrée. Ensuite, seulement, on peut chercher à comprendre comment tout ceci fonctionne, afin d’en voir des utilisations plus pointues et spécifiques. Cela passe par les quelques explications techniques qui vont suivre et permettre de glisser au passage quelques notes de vocabulaires indispensables pour la suite.

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L’équipement matériel En simplifiant, l’équipement minimum pour se connecter à Internet, est composé d’un ordinateur, un modem (et une ligne téléphonique) ainsi qu’un logiciel de navigation. S’y ajoute un indispensable accès au réseau par l’intermédiaire d’un fournisseur d’accès.

Faut-il s’équiper ? La question peut s’avérer superflue mais elle se doit d’être posée. Les trésoriers d’associations le savent, les fonds n’existent pas toujours. Investir dans un

ordinateur pour “essayer” Internet est loin d’être indispensable, et plusieurs solutions sont possibles. ● De nombreux organismes publics (médiathèques, maisons de quartier, MJC, gares…) sont désormais équipés de bornes d’accès Internet ; à défaut, des cybercafés spécialisés fleurissent un peu partout. Les tarifs sont variables selon les endroits, le mieux est de comparer. ● Certaines associations peuvent également vous initier. Elles possèdent souvent un local avec plusieurs ordinateurs, et un pédagogue vous en apprendra le maniement (ce qui est rarement le cas dans un cybercafé, qui suppose souvent que vous avez déjà de l’expérience). Certaines associations proposent ces prestations gratuitement, d’autres non. À comparer encore une fois. Il vous sera assez facile de trouver ces associations dans un annuaire ou auprès de votre mairie. ● Sans investir, et c’est sans doute le plus simple, faites appel aux membres de votre association. Il y a sans doute quelqu’un, déjà équipé, qui se fera un

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2 NE PAS PARTIR SANS BAGAGES

fichiers et des répertoires, lancer une application, etc. Plus vous en saurez, plus vous serez à l’aise ! Outre l’ordinateur, un modem sera nécessaire.

Un modem ? Le modem est le boîtier que l’on place entre son ordinateur et un réseau téléphonique pour transmettre et réceptionner un signal informatique. Dans le cadre qui nous occupe, il sera la porte d’entrée à Internet. Par extension, le terme sera utilisé pour tout boîtier permettant la connexion, qu’il soit téléphonique, ADSL (sur des fréquences distinctes, mais également sur le cuivre téléphonique), câble (par les fibres de la télévision), Wifi (par les ondes), satellites, etc. Il peut être externe (un boîtier, préférable) ou interne (une carte que l’on ajoute dans l’ordinateur) et se caractérise par sa vitesse (le nombre d’octet transmis à la seconde) ; plus ce nombre est élevé, plus les informations transiteront vite. En liaison téléphonique, 56 ko étant le plus rapide. Mais si vous optez pour les autres supports (câble, ADSL, Wifi…) les débits sont bien plus importants et dépendront de ces supports et des abonnements qui vont avec. En version téléphonique, il vous faudra

Recyclage ou investissement ? Votre association n’a pas les moyens de s’équiper ? Qu’à cela ne tienne, pourquoi ne pas faire appel à l’Internethon ? Cette initiative consiste à recueillir du matériel informatique offert par des entreprises ou des administrations, car jugés obsolète, et à le redistribuer gratuitement en France et dans les pays du Tiers-monde, au profit d’organismes sans but lucratifs qui en font la demande (sous certaines conditions). Jeunes Espoirs 2000 procède de même, à des récupérations d’ordinateurs pour favoriser le lien social, la réinsertion professionnelle et les actions pédagogiques… http://internethon.afnet.fr/ http://www.je2000.sgdg.org/

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Poste Internet ? Notons au passage que même si l’usage principal de cet ordinateur est l’accès à Internet, cela reste cependant un ordinateur tout à fait classique : vous pourrez donc vous en servir pour toutes les applications classiques, comme traitement de texte, tableurs, bases de données, etc. – à condition de le sécuriser un minimum (nous y reviendrons).

Des périphériques ? Tout ce qui est imprimante, scanner, graveur de CD Rom et autres ne peuvent vous apporter que du confort dans certains usages (pour respectivement faire des tirages papiers, transformer un

papier en image sur l’ordinateur, et faire des sauvegardes de vos informations…), mais ne sont pas indispensables pour aller sur le Net – ils le deviennent vite si vous avez la charge d’un site. La plupart de ces périphériques peuvent se rajouter par la suite. Pour certains par contre (nouveau disque dur, une carte réseau…), c’est plus délicat : il faut ouvrir l’ordinateur pour trifouiller dedans. Nous ne détaillerons cependant pas plus ces opérations.

Toujours l’homme… Avoir un ordinateur, ou plusieurs, au local associatif peut s’avérer intéressant. Mais n’oubliez pas que les membres débutants auront sans doute besoin d’être accompagné, formé à son usage. Soit par la présence de livres, de guides, de mode d’emploi, soit par des séances de formation ; soit encore par la présence d’un accompagnateur qui serait présent à certains horaires. Vous courez le risque, sinon, d’avoir un équipement qui dort…



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l’acheter ; pour les autres il est généralement loué (ou prêté) par le fournisseur d’accès, avec parfois la nécessité d’une carte réseau. Pour une utilisation personnelle une liaison téléphonique sera suffisante, idem pour une association (s’il n’y a qu’un seul poste) ; mais une liaison à haut débit beaucoup plus confortable. Par contre, si vous voulez raccorder plusieurs postes, les choses se compliquent, et il peut devenir rapidement indispensable (et plus économique) de considérer quelques investissements (limités). L’installation de ce que l’on appelle un réseau local, où tous les ordinateurs sont reliés les uns aux autres, un seul étant relié à Internet. C’est lui qui sert de lien avec le fournisseur d’accès. Sans connaissances techniques, il est assez difficile de mettre en place ce genre d’équipement, et l’appel à un prestataire est souvent nécessaire ou, là encore, à une compétence interne, bénévole.

Accès à Internet Une fois équipé en matériel, si vous désirez accéder à Internet, il vous faut ouvrir un compte chez un fournisseur d’accès à Internet, appelé aussi FAI ou provider.

Fournisseur d’Accès à Internet Quelle que soit la technologie choisie (modem, câble, ADSL…) il vous faudra souscrire un abonnement à Internet auprès d’un FAI. Outre les indispensables identifiants et mot de passe, le fournisseur vous livrera généralement un Kit de connexion (livré sur un cd rom) qui, d’une part se chargera de la configuration automati-

quement (vous l’expliquera pas à pas) et d’autre part vous livrera une série de logiciels indispensables. Pour les technologies évoluées (câble ou ADSL) un installateur peut passer chez vous pour configurer la chose. Mais à défaut, un bénévole ou un ami qui s’y connaît peut passer chez vous, au local associatif…. Si vous désirez que toute l’association soit connectée, vous avez plusieurs options possibles, selon les ressources : ● un abonnement unique, par modem, sur un poste en libre service ● un abonnement unique, par modem, que l’on utilisera sur plusieurs postes (mais chacun son tour…) ● un abonnement pour chaque ordinateur – tous devant être équipés de modem ● les mêmes options, mais en passant par une ligne ADSL ou Câble (par poste) ● une ligne haut débit (ADSL, câble…) collective, qui passera par un réseau local. A noter que l’on peut paramétrer son ordinateur pour qu’il se déconnecte automatiquement en cas de non utilisation d’Internet, et éviter ainsi toute explosion de facture…

Les inégalités de l’accès au Net Il ne faut pas bien sûr se leurrer et même si c’est enfoncer une porte ouverte, l’accès à Internet est loin d’être “pour tous”. Les zones de clivages sont multiples : ●



l’âge (59,8% des internautes de l’Union Européenne ont entre 15 et 24 ans – ce qui ne comprend pas les gens les plus actifs dans le milieu associatif) le sexe (40,5% des hommes européens

ont accès au Net, contre 28,5% des femmes), ● le revenu (57,3% des revenus élevés ont accès au net, contre 19% des bas revenus) ● la composition familiale (les couples avec enfants sont mieux équipés que les couples sans enfants) ● le statut socioprofessionnel (73,9% des étudiants, 68,8% des cadres ont accès au Net, 24,3% des chômeurs, 8,4% des retraités…) ● le niveau de formation (10,8% d’utilisateur parmi ceux ayant terminé leurs études avant l’âge de 15 ans, 31,8% parmi ceux qui les ont terminées entre 16 et 19 ans et 53,6% parmi ceux qui les ont terminées à 20 ans ou plus tard). Dans l’accès proprement associatif, les chiffres manquent hélas. On peut ajouter qu’au sein d’une même population, la qualité de l’accès sera variable. Certains car ils ont les moyens financiers, le choix d’investir ou la possibilité de le faire (toutes les zones géographiques ne sont pas couvertes) vont opter pour du haut débit (ADSL ou câble) et d’autres se contenteront du bas débit (modem). La localisation géographique est largement à prendre en compte. Au sein de l’UE, le pourcentage d’utilisateurs d’Internet est de 41,9% dans les grandes agglomérations, 35% dans les autres zones urbaines et 29,1% dans les zones rurales. Et que dire du clivage Nord / Sud ? Si l’on prend comme base que 65% des habitants de la planète n’ont jamais effectué un appel téléphonique de leur vie et 40% d’entre eux n’ont pas accès à l’électricité, l’on ne s’étonnera guère (ce qui n’exclura pas de s’en

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Qu’en est-il de vos “cibles” ? Si votre association a pour objet une cause humanitaire à destination d’une population subsaharienne, il sera sans doute important de “penser” (et construire) votre site pour qu’il soit utilisable dans les “pires” conditions. Exit tout ce qui est vidéo et graphismes chargés dont les temps de chargement seraient rédhibitoires sur du matériel parfois archaïque – et des conditions d’accès aléatoires. Sera à privilégier des sites simples, en mode texte ou peu s’en faut (ou prévoir plusieurs versions). Dans le même ordre d’idée, et plus proche de nous, si vous vous adressez à des personnes handicapées visuelles, prévoyez un site écrit gros, contrasté, et accessible via des terminaux brailles (ce qui, en passant, devrait être une règle pour tout site digne de ce nom – règle hélas peu suivie).

Logiciels… Vous voici équipé d’un ordinateur neuf, de quelques périphériques, et vous venez de recevoir votre kit d’abonnement. L’aventure se précise, il ne nous manque plus qu’à faire un tour du côté des logiciels, les programmes à installer et utiliser sur l’ordinateur.

Système d’exploitation Le système d’exploitation est à la base du fonctionnement d’un ordinateur. C’est le premier logiciel à installer, (il est souvent pré installé sur les ordinateurs neufs…). ● Windows, pour les ordinateurs de type “compatible PC”, la grande majorité. ● Linux, pour tous les ordinateurs – logiciel libre et gratuit. ● MacOS, pour les ordinateurs Apple. Si chaque système possède avantages et inconvénients, tous permettent de gérer plusieurs utilisateurs sur une même machine. Cette notion de “profils” permet de partager un ordinateur, chacun ayant sa propre configuration – les données, les logiciels installés, et les configurations sont donc accessibles uniquement à une personne précise (ou à un groupe). Parmi les inconvénients, tous sont (plus ou moins) sensibles aux attaques et autres infections virales, et tout particulièrement en cas d’utilisation d’Internet. En se connectant, votre ordinateur est ouvert aux autres et devient une cible – potentielle – des malsains de tous poils. Ainsi, si l’ordinateur est à la fois une borne d’accès à Internet et un outil bureautique, la définition de deux profils distincts avec des droits bien délimités éviteront que vos données bureautiques soient accessibles de l’extérieur.

Les indispensables Lorsque vous configurez votre système d’exploitation, celui ci vous est fourni avec un certain nombre de fonctionnalités de base. Mais forcément limité, car il existe une multitude d’applications, de standards et de formats de fichiers… Face à un document trop exotique, le bon réflexe sera de télécharger et installer sur votre machine un logiciel qui permet de lire ce format ; comme ce sont souvent les mêmes formats qui reviennent, votre machine sera bientôt capable de tout lire. A défaut, demandez à votre correspondant de vous renvoyer la chose dans un format standard (si possible)… Parmi les compléments indispensables, citons : ● Fichiers compressés : les fichiers qui circulent sur le réseau sont souvent compressés afin de prendre moins de place, et donc de pouvoir être transférés plus rapidement. Si vous recevez un tel fichier (on les reconnaît à leurs extensions), il vous faut un outil pour le décompresser ; de nombreux formats existent, les plus répandus étant les Zip, Rar et Sit (ce dernier sur Mac uniquement). http://www.7-zip.org/fr/ ● Document PDF : le format PDF est un format d’échange, qui permet de diffuser un document possédant une mise en page élaborée, laquelle mise en page sera reproduite quasiment à l’identique quel que soit le système sur lequel vous le lirez (Windows, Mac, Linux…). Acrobat Reader sera à télécharger (gratuitement) sur le site http://www.adobe.fr. ● Pour les images aux formats peu courant, un visualiseur & convertisseur d’image sera indispensable. XnView en gère 400 différents, et possède



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offusquer) que seul 0,4% de la population de l’Afrique subsaharienne ou de l’Asie du Sud/Sud Est ait accès au Net, 0,6% de l’Afrique du Nord et du Moyen Orient contre 41,25% des habitants des pays de l’OCDE… Il faut donc, au sein d’une association, gérer ces inégalités à deux niveaux différents : ● Quel est l’état de l’accès au Net des membres de l’association ? Sont-ils tous connectés ? S’ils ne le sont pas tous, il faudra que le Net soit un complément des moyens de communication, sans les remplacer totalement. A défaut, il faudra envisager de mettre en place des postes en libre service au sein d’un local, par exemple, ou de désigner des “relais humains” (qui se chargeront d’imprimer et de faire suivre les informations…).

l’avantage d’être gratuit… http://www.xnview.com D’autres fichiers peuvent vous poser problème, et nécessiteront de télécharger un lecteur adapté, que se soient des fichiers vidéo, audio, etc.

Produire un PDF ? Pour créer un fichier PDF et ainsi diffuser des documents sous ce format, vous avez plusieurs solutions. La première – et la plus simple – étant d’acheter le logiciel Acrobat. Mais comme ce logiciel coûte un prix certain, des solutions alternatives (légales) et gratuites existent, qui passent par une installation complexe mais performante. Explications sur la procédure à lire (au format pdf) sur le site de Sébastien Sauvage. http://sebsauvage.net/pdf/

Les risques du Net La presse s’en fait régulièrement l’écho, Internet induit des risques, qu’il convient d’expliquer et de relativiser. Le premier de ces risques est l’infection virale. Les virus (au sens informatique) sont des programmes malveillants qui se transmettent généralement par email – le plus souvent à votre insu – se propageant ainsi d’ordinateur en ordinateurs, avec parfois des effets destructeurs : effacer ou corrompre les fichiers, saturer un réseau, etc. S’en protéger est nécessaire, et ne demande que quelques “réflexes”, issus du bon sens pour la plupart. ● Faire des sauvegardes : à chaque document créé sur votre disque dur (texte, image, etc.) ayez le réflexe d’en faire une copie (sur disquette ou cdrom). Le plus souvent, pour un usage non

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Mettez en place un Antivirus : il vérifiera qu’à chaque document reçu par email ou ouvert sur le disque, que celui ci n’est pas infecté. Comme les virus évoluent, il faut le garder à jour.



Installer un Firewall : ce logiciel va filtrer les données qui entrent et sortent de votre ordinateur, afin de vérifier et empêcher que quiconque ne tente d’accéder à des informations non autorisées, comme par exemple vos données confidentielles…



N’ouvrez pas n’importe quoi : si un email qui vous arrive contient une pièce jointe, vérifiez que celle-ci n’est pas infectée (antivirus). Si l’expéditeur est inconnu, détruisez (demandez éventuellement des explications avant).



Mettez à jour : un système comme Windows ou MacOS est un logiciel complexe, non exempt d’erreurs et de failles. Le maintenir à jour est simple et permet de rectifier ces failles au fur & à mesure de leurs découvertes. Procédez de même pour tous les logiciels : antivirus, navigateur Internet, logiciel d’e-mail, etc.

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Pas de paranoïa : ne tenez pas compte des pseudos alertes qui peuvent apparaître de temps à autre sous forme de mails “attention nouveaux virus” ou équivalent. Ce sont souvent des canulars – ne les relayez pas ; vérifiez leur véracité sur le site Hoaxbuster.com.

Avoir un ordinateur et une connexion Internet, c’est une chose, avoir des logiciels applicatifs en est une autre – et c’est indispensable. Pour ce faire, vous avez plusieurs options : ● Les acheter sous cellophane dans une boutique spécialisée. C’est souvent très cher, voire trop cher pour les bourses d’une association (et souvent trop cher dans l’absolu). Certains éditeurs consentent cependant à des tarifs spéciaux, si vous oeuvrez pour une bonne cause. ● Les pirater, les copier. C’est mal et illégal. ● Utiliser des logiciels gratuits. Dans le cadre associatif, considérant les coûts des logiciels sous cellophane d’une part, et les budgets non extensifs de l’association d’autre part, le gratuit est souvent un choix nécessaire. Il est donc important d’expliquer comment et pourquoi un logiciel peut être gratuit, et ce que l’on entend par libre (qui sont deux notions différentes). ● L’expression “Logiciel libre” fait référence à la liberté pour les utilisateurs d’exécuter, de copier, de distribuer, d’étudier, de modifier et d’améliorer le logiciel. Plus précisément, elle fait référence à quatre types de liberté pour l’utilisateur du logiciel : La liberté d’exécuter le programme, pour tous les usages, la liberté d’étudier le fonctionnement du programme, et de l’adapter à ses besoins, et pour ceci, l’accès au code source est une condition requise. La liberté de redistribuer des copies, ceci afin d’aider votre voisin. La liberté enfin d’améliorer le programme – si vous savez faire – et de publier vos améliorations, pour en faire profiter toute la communauté. Un “logiciel





puisque la plupart ne coûtent rien…) ! On trouve ainsi : ● un système d’exploitation (le fameux Linux, alternative à Windows ou Mac Os), ● des outils de bureautique : Open Office, qui regroupe un traitement de texte, un tableur, un logiciel de présentations… ; Ragtime Solo, qui est un logiciel de mise en page proche de Xpress, idéal pour des tracts ou des journaux associatifs… ● des outils de dessin (The Gimp), ● Une panoplie très riche pour l’utilisation d’Internet et la création de site ; nous y reviendrons plus loin. En fait, ces logiciels ont pour la plupart beaucoup d’avantages, mais tout de même quelques inconvénients. Ils sont généralement en anglais, et parfois délicat à installer (notamment Linux). Mais là encore, un membre de l’association peut s’y connaître et faire les configurations de bases. De nombreux sites, également, vous renseigneront (voir tutoriels.com par exemple).

libre” peut être gratuit ou payant. A l’inverse, certains programmeurs peuvent mettre à disposition des outils, gratuitement, sans pour autant que ceux ci soient modifiables ou re-distribuables – on parle alors de freewares (ou gratuiciels) ; ils le font simplement pour rendre service, pour faire profiter le plus grand nombre de leurs créations ou, le plus souvent, pour se faire une réputation auprès d’un éventuel employeur. Pour finir, évoquons le cas des sharewares (partagiciels en “français”), qui sont des programmes mis à disposition par l’auteur, et que l’utilisateur ne paye que s’il est convaincu par le test. Généralement, certaines fonctions sont désactivées au bout d’une période de temps variable. Il en va de même pour les versions de démonstration mise en place par les “grands” éditeurs.

Peut-on tout télécharger ? Non bien sûr ! Il va sans dire que tout ce que l’on trouve sur le net n’est pas forcément légal. A vous d’être vigilant sur vos sources de téléchargement. Vous ne pouvez télécharger (que ce soit des logiciels, des images ou des musiques…) que sur les sites qui les proposent dans le respect de la légalité. Les logiciels librement téléchargeables doivent donc être soit freeware, shareware, de démonstration, ou “libres de droit”.

Il est aujourd’hui possible de couvrir tous les besoins informatiques d’un particulier ou d’une association avec des logiciels libres, gratuits et/ou partagés, et parfois de très bonne “facture” (toute relative,

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Notions de logiciels libres, de freeware & shareware

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intensif, une sauvegarde hebdomadaire peut suffire ; en entreprise ou sur des données critiques, une quotidienne est mieux… Pensez aussi à sauvegarder vos emails, carnets d’adresses etc.

Où les trouver ? Framasoft : Site construit par des enseignants, qui référencie de très nombreux logiciels libres et / ou gratuits, complété d’articles, de mode d’emploi en français (traduits par eux pour la plupart) et liens sur le sujet. Le francophone y est privilégié : http://www.framasoft.net/ Espace FR : en ligne depuis 1997 (œuvre d’Alain Laroche, instituteur en école primaire) ce site est spécialisé dans le référencement de programmes français gratuits, incluant également une sélection éducation. http://espacefr.com/

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comprendre que pour chaque protocole (chaque usage) va correspondre un logiciel et une utilisation spécifique (même si quelques logiciels sont mixtes). Et que pour tout ce qui est serveur, c’est à l’hébergeur de s’en arranger – chacun son boulot ! Avant de voir les différents usages, et donc les logiciels qui vont avec, parlons un peu d’argent.

Notions : protocoles, IP…



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Terme technique s’il en est, un protocole peut se comprendre comme la langue informatique utilisée pour tel ou tel aspect d’Internet. La langue commune à Internet est le TCP/IP ; c’est ce protocole qui va permettre la transmission de toute information, en découpant en petit paquet chaque donnée informatique, les faisant circuler et les reconstituant à l’arrivée. Mais le transport n’est pas tout ! Chaque service va avoir besoin de protocole spécifique (qui composeront le contenu des paquets) ; par exemple, l’email va utiliser un protocole en réception de courrier (POP ou iMap), et un autre en émission (SMTP), le Web va se baser sur le protocole HTTP. A chaque protocole va correspondre la nécessité de faire tourner un serveur, un logiciel spécifique, qui comprendra la langue en question. Donc, sur Internet, il faut : ● Pour que des services puissent exister, qu’un ordinateur soit configuré avec divers logiciels : « serveur http », “serveur pop”, “serveur smtp”, etc. Du fait de son rôle, on nomme également cet ordinateur un “serveur”. ● Pour utiliser les services de ce serveur, il faut à l’internaute un “client”, donc un logiciel qui se trouve sur votre ordinateur, et qui est capable de comprendre, lui aussi, la langue du protocole idoine. Résumons : pour envoyer un email, il faut un logiciel d’email chez le “client” (l’internaute, en l’occurrence), logiciel capable d’envoyer un texte vers un “serveur” – les deux ne pouvant se comprendre que s’ils utilisent le même protocole. Il est inconcevable d’apprendre tout cela par cœur, il faut simplement

Et… combien ça coûte ? Les prix du matériel informatique évoluent très vite et très souvent. Il est illusoire de fixer un prix qui colle au marché qui ne soit périmé au bout d’un mois. Il est donc préférable de donner une méthode de réflexion, plus durable.

Ordinateurs et accessoires Pour le matériel, l’ordinateur, il y a trois options : “prêt à l’emploi”, “en kit” ou via un “assembleur”. La version “tout prêt” offre l’avantage de la facilité. On trouve dans un ou deux cartons tout ce qu’il faut, déjà monté (il suffit de brancher les fils dans le bon sens), déjà installé, et quasiment configuré. On en trouve dans les grandes surfaces à des prix très acceptables (Carrefour, Auchan…) ; les magasins spécialisés sont plus chers mais ont plus de choix et peuvent généralement vous conseiller (Fnac, Surcouf…). A noter des soldes et déstockages fréquent à la rentrée de septembre et avant Noël. Opter pour le kit consiste à aller dans des boutiques spécialisées et y acheter tous les composants de votre ordinateur (tous, de l’écran à la carte mère, en passant par le clavier, l’alimentation électrique, le ventilateur du CPU, etc.). Cela suppose de s’y connaître pour ne rien

oublier, et pour tout installer. Côté prix, là encore, il convient de s’y connaître, et de comparer pour obtenir le meilleur prix. Le quartier Daumesnil à Paris regorge de petites boutiques ; le site rue-montgallet.com en assurant un comparatif des prix assez bien fait. Une solution intéressante est de passer par un assembleur qui achètera (à bon prix) du matériel en kit et vous le montera. Par exemple, Lanetcie.com se spécialise dans la vente de matériel aux associations, avec un rapport qualité/prix très concurrentiel... On trouvera tous les accessoires dans les mêmes boutiques.

Abonnement à Internet En terme de tarifs, ils évoluent tous les mois. La presse spécialisée publie généralement des comparatifs mensuels : SVM, .Net, etc. Dans le choix du prestataire, il est important de faire attention à quelques points stratégiques : ● Si votre niveau de compétence est faible, surveillez les tarifs des Hotline (services téléphoniques d’assistance), qui sont de plus en plus souvent surtaxés. ● phonique, vérifiez bien les tarifs et temps de forfait, s’ils incluent ou non le prix des communications téléphonique (la part France Telecom), et les coûts de dépassement du forfait. ● En passant par ADSL ou le câble,

vous veillerez aux débits (ascendant et descendant), s’il y a des paliers et des limitations de trafic, et s’il y a des frais de cessation d’abonnement. A noter qu’il n’y a, en principe, pas de limitation de volume avec le haut débit, mais uniquement de vitesse ; le temps de connexion est également illimité.

Logiciels & formation En optant pour le monde du libre, vous pouvez vous en tirer pour zéro euro et avoir tout ce qu’il faut, tant pour surfer que pour la bureautique. De nombreux sites référencient ces logiciels, voir ci dessus. Quant à la formation (au maniement de l’ordinateur, à l’utilisation d’Internet, à la création de sites), il existe de multiples organismes de formation, à tous les tarifs. Le mieux consiste sans doute à vous adresser à l’Anpe ou à la Chambre de Commerce, qui disposent de nombreux catalogues. La lettre Alinea n°26 (à télécharger sur le site Associatis.com) fait un point sur les financements que peuvent obtenir les associations pour la formation. Sans oublier les livres, et Internet luimême : on trouve sur le Net quantité d’informations, à condition toutefois d’avoir quelques petites notions de base (utilisation d’un navigateur et d’un moteur de recherche). Ce présent guide étant un premier pas – la bibliographie en fin de guide un second.

3 USAGES ET RESSOURCES Survoler les différents aspects du Net sera l’occasion d’expliquer en quoi chaque usage consiste, et ce qu’il faut

pour s’en servir. L’occasion de vous conseiller quelques logiciels (un seul de chaque catégorie vous sera nécessaire),

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Le signe “@” (“arobase” typographique) se prononce “at” dans le cas d'une adresse email, et signifie “chez”. [email protected] se lira donc : “richard at atontour point com” et signifiera que Richard a pour hébergeur de son compte mail Atontour.com. Notez également qu’il n’y a jamais d’espaces ni d’accents dans une adresse email !

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Linguistique

Le Web, les navigateurs L'Internet et le Web sont deux concepts à tel point liés que la confusion règne parfois chez les nouveaux utilisateurs. Il faut dire que le Web est la partie d’Internet la plus conviviale et surtout la plus médiatisée. Son principe repose sur trois notions principales : des fichiers composés d’éléments divers (on parle de multimédia, incluant texte, images, animations, etc.), reliés les uns aux autres par des liens hypertextes (qui permettent de surfer, d’aller de site en sites), et stockés sur des serveurs spécifiques (protocole http). Comme pour une adresse mail, une adresse Web possède une structure précise (on parle d’URL). Nous détaillerons celle-ci plus loin, dans le paragraphe sur les noms de domaines. Pour aller sur ces sites, il faut un logiciel qui comprenne le Html (le langage de mise en page d’Internet, qui permet de

Accessibles A noter l’existence de navigateurs en mode texte, utilisés par les déficients visuels (reliés à des terminaux braille ou des synthèses vocales), de type Lynx ou BrailleSurf. Ils ne peuvent cependant servir que sur les sites qui ont été conçu afin d’être accessibles (ce qui est, hélas, rarement le cas). http://www.snv.jussieu.fr/inova/bs4/

Notons que, comme pour les systèmes d’exploitation, les navigateurs peuvent avoir besoin d’être complétés de diverses extensions. On les appelle plugin – le plus fréquent est Flash (il est désormais installé d’office avec les principaux navigateurs). L’avantage de ces plugin est que généralement, ils s’installent automatiquement dès que l’on en a besoin.



L’email, ou courrier électronique ou courriel, est le moyen de communication via Internet, le plus utilisé en terme de volume. Vous rédigez votre message en précisant l’adresse de votre correspondant (qui se présente sous la forme [email protected]). Une fois rédigé, vous vous connectez au Net et envoyez le message ; il sera relayé de serveur en serveurs jusqu’à arriver chez celui de votre destinataire (atontour.com) où il sera stocké. Lorsque ce dernier (Richard, en l’occurrence) interrogera sa messagerie, il rapatriera ses messages et donc le vôtre. Le fonctionnement est donc comparable à celui de la Poste (en poste restante – il faut que le destinataire relève son courrier sinon celui ci reste sur le serveur). Il est possible, comme avec la Poste, d’envoyer un paquet (électronique bien sûr : un fichier de traitement de texte ou une image), on parle de pièce jointe. En terme de logiciels, Outlook semble



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Email, la messagerie

vous empêche d’utiliser le Ftp pour partager, par exemple, des documents bureautiques entre les membres du bureau… En terme d’aspect, un tel logiciel se présente généralement comme un explorateur de fichiers coupé en deux : d’un côté le poste local et son arborescence de fichiers, de l’autre le serveur distant et son arborescence. Transmettre un fichier (dans un sens ou l’autre) se fait par simple glissé/déposé. Quelques logiciels de FTP assez répandus : SmartFTP, LeechFTP, WS-FTP32 ou Filezilla (qui sont en anglais).

regrouper les éléments multimédias au sein d’une même page, de mettre du gras, de faire des liens…) ; on parle de navigateur (browser en anglais, brouteur ou fureteur en québécois…). Les plus courants sont Internet Explorer, Netscape, Mozilla et Opéra.

incontournable car livré avec Windows mais peut tout à fait se remplacer par des outils plus performants : Foxmail par exemple (http://foxmail.free.fr) un client gratuit, traduit en français (et même en breton !).

FTP, transfert de fichiers Le FTP (File Transfer Protocol, ou protocole d’échange de fichiers), va vous permettre de placer des fichiers sur un serveur distant, ou de les rapatrier depuis celui ci vers votre machine. Typiquement, son usage est de mettre en ligne un site Internet, en transmettant les éléments (pages, images…) qui le compose depuis votre disque dur vers le serveur ; il ne vous servira guère que si vous avez un site, mais rien ne



certains étant déjà installés sur votre machine en même temps que le système d’exploitation (c’est le cas d’Internet Explorer et d’Outlook – ce qui explique leur utilisation massive même si ce ne sont pas forcément les meilleurs), soit téléchargeable sur des sites (voir plus haut), soit enfin récupérables sur les Cdroms des magazines spécialisés soit, enfin, livrés avec votre Kit de connexion. Notons au passage que, même si cela n’est pas toujours le cas, nombre de logiciels sont en anglais. La maîtrise de cette langue (hautement omniprésente sur le réseau) est donc un atout non négligeable !

Les News, Usenet Les news, aussi appelées groupes de discussion (ou Newsgroups) sont des forums publics, avec des thématiques précises, sur lesquels les internautes laissent des messages qui recevront (parfois) des réponses. Le format des articles et le fonctionnement sont proches de l’e-mail, à la différence prêt que l’internaute doit se rendre sur cet espace pour lire les nouveaux messages – qui sont publics. Là où l’e-mail fonctionne comme la poste, les news sont plus proches des murs d’expressions. Usenet est le nom du réseau d’ordinateurs qui participent aux forums. Les messages sont distribués et stockés par les serveurs ; lorsqu’on envoie un message à un groupe de discussion, celui-ci est expédié au serveur local, qui va le relayer de serveur en serveurs, chacun comparant leurs messages et s’échangeant les nouveautés (dans les deux sens). Les messages sont archivés pendant une durée variable (qui dépend de chaque serveur, de chaque relais) puis sont effacés – mais parfois ne le sont jamais !

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Organisés par thèmes (on parle de hiérarchie) ils sont en grande majorité anglophones. Il est de bon ton – sous peine d’être exclu – de lire les règles de fonctionnement propre à chaque forum avant d’y poster un message. Les “grands” logiciels (Outlook et Netscape) ont des fonctions qui leur permettent d’accéder aux Newsgroups, mais là encore des produits plus spécifiques existent, tel “Free Agent”.

Mémoire et vie privée… Attention : Usenet a de la mémoire. Un message posté il y a des années est généralement toujours accessible. Il est parfois bon de jongler avec des pseudos, surtout pour des messages polémiques…



Forums de discussion

L’IRC est un protocole permettant un

Dans le même ordre d’idée, un VNC (Virtual Network Computing) vous permet de prendre le contrôle d'une machine à distance, comme si vous étiez devant la machine : en bougeant votre souris, c’est le curseur à l’autre bout de la terre (ou de la rue) qui bouge, idem pour le clavier. Très utile pour les dépannages à distance ou la formation ! Plus techniques à mettre en place, il est bon de savoir que de telles solutions existent.

Téléphonie IP & Visioconférence Il est toujours utile de se parler de vive voix plutôt que de passer par des longues discussions écrites, fussentelles en temps réel. Pour se faire, le Net est là encore une solution. Les outils de type IRC ou ICQ intègrent généralement une option de chat vocal, qui permet des discussions à voix haute mais des outils plus spécialisés permettent de gérer plus ou moins bien les discussions de groupe. La visio conférence est du même acabit, mais nécessite une webcam en plus : une petite caméra qui se branche “facilement” sur n’importe quel ordinateur. Il devient alors possible de dialoguer, mêlant image et son. On utilisera pour ce faire Netmeeting, CuSeeme… A l’usage, de tels outils ne sont guères pratiques : ils nécessitent de chacun parle à son tour, et la fluidité n’est pas toujours au rendez-vous. Au-delà de quelques individus, cela devient ingérable. Auquel il faut ajouter une multitude de problème technique : telle personne qui n’a pas de micro, ni de caméra ou dont la connexion est de piètre qualité…

Autres Telnet, VNC Telnet est un protocole de connexion qui vous permet, à partir de votre ordinateur de vous connecter à distance sur un autre ordinateur, comme si vous étiez relié physiquement à lui. Vous pouvez alors faire un certain nombre d’opération, comme créer des fichiers ou exécuter des programmes… Chaque système fournit un client, mais il n’y a guère que sur les serveurs Unix ou Linux que l’on peut se connecter.





Internet Relay Chat, ICQ



Moins utilisé par les non-spécialistes du réseau que Usenet, les novices préfèrent généralement les Forums de discussion sur le Web, plus simple d’accès – mais qui ne sont pas relayés donc dépendant d’un seul et même serveur. Le gros avantage cependant est que tout site Internet peut posséder un forum de discussion, voire plusieurs. Telle association va pouvoir – par exemple – créer un forum à usage des visiteurs, un autre à usage restreint des membres, un pour les seuls dirigeants, etc. Telle autre préférera monter des forums thématiques, ouvert à tous ou non, selon l’objet de son association. C’est via votre navigateur que vous y accéderez.

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dialogue textuel en temps réel entre 2 utilisateurs ou plus, via un logiciel spécifique. Toutes les personnes connectées peuvent discuter sur des forums publics ou privés, à condition d’être sur le même réseau (ensemble de serveurs reliés entre eux, les plus connus étant DALNet, IRCNet, EFNet…). Cela peut être un bon moyen de réunir de nombreuses personnes, à condition de ne pas dériver (il est fréquent que tout le monde “parle” en même temps, et les discussions deviennent difficiles à suivre). Un modérateur (ou animateur) permettra de recadrer les choses. Pour ce faire, vous aurez besoin d’un logiciel comme mIrc, pIrch, ou XChat. Dans le même état d’esprit, un logiciel de messagerie instantanée (ICQ, MSN Messenger…) permet de savoir qui, de ses contacts, sont connectés à un moment donné, et de pouvoir leur envoyer un message et discuter en temps réel, tout en continuant vos autres activités. Très pratique, mais attention à ne pas se laisser envahir : si vous avez trop de contacts, vous ne pourrez rien faire d’autre que de répondre aux messages…

Netiquette L’utilisation des ressources précédentes

– outre une légère formation purement technique – obéit à un ensemble de règles qui recoupent à la fois des notions d’éthique et de bonne conduite. Nous l’avons dit, le Net peut s’appréhender comme un ensemble de réseaux humains, ce qui implique des règles de fonctionnement. Pour Internet, on parle de Netiquette. Bien que n’ayant pas de “valeur juridique”, connaître ses règles est important. Citons principalement : ● La courtoisie, à la fois dans les propos tenus sur des espaces de discussion ou des emails ; et dans l’utilisation des ressources (ne pas mobiliser pour soi toute la bande passante, par exemple) ● La prudence, qui consiste à tourner 7 fois ses doigts au-dessus du clavier avant de répondre à un message, surtout face à quelqu’un qui possède une culture, une langue différentes (il est fréquent de croiser des québécois, suisses ou belges sur un forum, voir des anglophones qui s’essayent au français – les contresens sont parfois présents…). ● La prudence encore, qui consiste à éviter d’envoyer des informations sensibles par email, surtout si le destinataire n’est pas connu formellement – et à bien vérifier l’orthographe de l’email… ● Respecter les droits d’auteurs, sur tout document récupéré (images, sons…). ● Des règles précises régissent chaque forum, chaque communauté. Avant d’intervenir, il convient d’en prendre connaissance et d’observer ce qu’il s’y dit. Appliquer le bon sens est parfois suffisant…

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Règles de la Netiquette Connue sous le code “RFC 1855” la Netiquette a été formalisée à l’usage des communautés d’utilisateurs qui n’ont pas “grandi avec” Internet. On peut la trouver sur de nombreux sites, et entre autre : http:// web.ccr.jussieu.fr/ccr/Netiquette.html

Utilisation associative du Net

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Les marchands, et les autres Face à un site Internet qui vous propose ses services (quels qu’ils soient – et nous allons en présenter un certain nombre), soyez vigilant. Il y a les tout gratuits ; ils sont nombreux. Cela peut être des associations ou de simples particuliers motivés, voire des entreprises qui se rémunèrent en affichant de la publicité sur leur site. Il y a les payants qui vous proposent (ou non) certains services gratuitement (en produit d’appel), et vous affichent clairement les prestations payantes et les tarifs. Et il y a les autres, les douteux ceux qui vous font miroiter moult informations en laissant plus ou moins croire à un service gratuit, et au moment d’obtenir le service, vous informent que c’est payant… Ils sont généralement plus cher que les autres… et nous éviterons autant que possible d’en parler dans ce guide ! En tout état de cause, vérifiez toujours les dates des informations ; certains sites ne sont plus du tout à jour – ou il n’y a pas moyen de le savoir…

1 NOUS VOULONS GÉRER NOTRE ASSOCIATION ▲

Naissance La vie d’une association se déroule en plusieurs étapes, dont la première est bien entendue la création, phase qui passe par de nombreuses règles, pouvant être perçues des non initiés comme un parcours du combattant.

Création Pour créer une association, et sans

entrer dans les détails, il faut (article 5 de la loi 1901) : être au moins deux personnes ; rédiger le contrat d’association (les statuts) ; et avoir un siège social, une adresse. Rédiger un contrat d’association est sans doute ce qui pose le plus de problèmes, du fait de l’aspect légal et formaté de la chose. La plupart des créateurs imminents ne connaissent que l’objet de

Déclaration Les associations à but non lucratif peuvent se former librement, sans autorisation ni déclaration, et peuvent fonctionner sans être déclarées. Toutefois, pour exister légalement, demander des subventions, soutenir une action en justice ou éventuellement acheter ou vendre en son nom, une association se doit d’être déclarée en préfecture (toutes – ou presque – ont désormais un site Web, sur lequel vous trouverez le détail des pièces à fournir) d’une part, et publiée au Journal Officiel d’autre part (ainsi que sur leur site – http://www.journal-officiel.gouv.fr). Ce site, qui référencie 270000 associations diffuse le texte de toutes les annonces parues au Journal officiel “Associations et Fondations d’entreprises” depuis le 1er mars 1993… C’est la seule source fiable sur le sujet, quoiqu’en dise certains sites “annuaires d’associations”, qui annoncent des chiffres hallucinants (450 000, voir plus d’un million). L’on reste sceptique sur la pertinence, la validité et les mises à jours de ces chiffres qui sont vraisemblablement gonflés (et l’on peut difficilement vérifier, ces sites sont payants).

Guid’on Guid’on a pour but de promouvoir la vie associative par l’information et la formation, avec notamment la conception, l’édition et la diffusion d’un guide pratique (qui existe aussi en version papier). Très complet, il part du projet associatif pour arriver à la dissolution, en passant par toutes les étapes (comptabilité, fiscalité, employeur, organiser une manifestation…). http://www.guidon.asso.fr Loi1901.com Son espace “juri service” vous proposera de créer vos statuts ou votre règlement intérieur en remplissant des formulaires avec zones de saisies, cases à cocher et commentaires pour comprendre ce que vous faites. http://www.loi1901.com

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leur association, sans trop savoir comment faire. Il est vrai que c’est peu ou prou la seule chose qui change d’une association à l’autre, des formules toutes faites permettant de couvrir quasiment tous les autres points. D’où l’idée de nombreux sites de proposer des formulaires vous permettant, en remplissant uniquement quelques cases, de générer des statuts tout faits, génériques et automatiques. D’où l’idée également de trouver une association proche de la votre (dans sa taille et ses moyens) et qui publie ses statuts sur son site, que vous pourrez adapter à la votre. A mi-chemin entre les deux, vous trouverez des “exemple de statuts associatifs”, avec des pointillés à remplir et parfois des explications (à bien lire toutefois : c’est un contrat qui ouvre des obligations). A S AV O I R

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Internet étant un outil de communication, il sera principalement utilisé aux fins de communiquer, justement. Mais au-delà de cet aspect purement “circulation de l’information”, une association trouvera intérêt à aller plus loin, au travers de diverses applications. Nous en verrons certaines, chacun y trouvera des idées à creuser, des exemples, étant entendu que l’exhaustivité n’est pas le but recherché ici (et serait impossible). Tour à tour (et en même temps), Internet deviendra au quotidien : ● une source d’information. Le Web est une bibliothèque infinie sur tous les sujets du monde associatif : comment créer une asso, trouver des subventions, contacter d’autres associations… ● un outil d’organisation : en quoi le Web peut-il aider l’association à vivre ? Il met à disposition des outils de comptabilité, d’annuaire de membre, etc. ● un moyen de communication : ou le Net peut aider, pèle mêle, à garder le contact avec les adhérents, promouvoir son action auprès des journalistes, interpeller des hommes politiques…

Mon nom est “personne” Toute association se doit d’avoir un nom. La consultation de ces annuaires permet – entre autre – de trouver un nom qui ne soit pas pris par une autre association, et ainsi éviter tout conflit. On notera cependant que, malgré l’aspect officiel que représente le dépôt en préfecture, les noms des associations ne seront “protégés” que s’ils sont déposés en plus à l’INPI. http://www.inpi.fr

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Là encore, Internet vous apportera deux types de services complémentaires : ● le premier est de vous informer sur vos obligations et le fonctionnement précis d’une comptabilité associative. Le site Associatis.com (à l’initiative des Caisses d’Epargne) est ainsi une mine d’informations qui approfondie les aspects comptables. Vous y trouverez de très nombreux conseils sur l’organisation de la comptabilité, les pièces comptables, la gestion financière, le dépôt des comptes… ● Plus fort encore, quelques sites vous proposent de gérer entièrement la comptabilité de votre association via un système de gestion en ligne (sécurisé). Vous pouvez ainsi, y compris en déplacement, suivre la



La comptabilité des associations loi 1901 suppose une organisation sans faille. Le gestionnaire se doit d’être non seulement scrupuleusement honnête, mais d’une rigueur absolue. Au niveau comptable, les seules obligations légales sont l’établissement d’un relevé des dépenses/recettes et la présentation du budget en assemblée générale. Mais dès lors que votre association possède une activité économique dépassant un certain seuil (variable selon le type d’association, et concernant le nombre de salarié, les ressources, le bilan…) ou sont subventionnées à hauteur de 150 K€, elles sont tenues de posséder une comptabilité de type commercial (partie double, plan comptable, compte de résultat, bilan, annexe), et certifiées par un commissaire aux comptes.

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comptabilité de votre association, saisir vos écritures, consulter instantanément le compte de résultat, etc. Deux produits notables [email protected] (http://www.comptasso.com peut être plus complet) et “Comptabilité” de chez RefAsso (http://www.refasso.com).

Comptabilité

Organisation Réunionite et travail collaboratif Rien ne remplace le contact réel, et les réunions sont une occasion rêvée d’améliorer les échanges au sein de l’association. Peut-être pensez-vous qu’Internet ne peut pas servir à une telle forme de rencontre, et pourtant… Une réunion, c’est d’abord un ordre du jour. Il comprend l’heure et le lieu de la réunion, la liste des thèmes, le nom des intervenants, etc. Il sert à organiser le déroulement de la réunion afin de perdre le moins de temps possible. Un email peut avertir toutes les personnes concernées de la tenue d’une réunion, email qui diffuse cet ordre du jour (et qui peut aider à le construire, via un certain nombre d’aller-retour). Tout le monde a ainsi l’impression de préparer la vie de l’association. Bien entendu, si l’association possède un site Web, la réunion y sera annoncée en bonne place, ainsi qu’un éventuel appel à contribution. La réunion, c’est aussi le contact direct des personnes présentes. Mais comme tout le monde ne peut jamais être présent, Internet va pallier les absences : une retransmission en vidéo (assez technique à mettre en place) couplée à un canal IRC de discussion permet aux absents de “vivre” la réunion, de poser des questions et de dialoguer entre eux… Certains, comme l’association

“Le Bouclier”, organisent même des réunions uniquement via IRC. On ne loupe, en l’occurrence, que le banquet qui suit (et n’oublions pas qu’Internet peut vous aider à trouver des recettes de cocktails, sur http://www.atontour.com par exemple)… La réunion, enfin, c’est un compte rendu, qui constitue la mémoire de l’association. Il sera de préférence diffusé à toutes les personnes présentes, mais également à tous les membres pour que, une fois encore, tous sachent ce qui s’y est dit. Il pourra l’être par email et/ou mis sur le site. Dérivé et complémentaire, Internet vous servira à organiser le travail de l’association au quotidien, y compris en dehors de toute réunion. Des textes peuvent aisément circuler entre membres, et être validé à tous les niveaux. Des “tableaux blancs partagés” permettent à plusieurs personnes d’écrire ou dessiner sur un même écran, même s’ils sont à des milliers de kilomètres…

Forum de discussion L’intérêt d’un forum est de permettre une discussion entre les visiteurs et l’association d’une part, et d’autre part entre les visiteurs. Selon les cas, l’association pourra éventuellement lancer des sujets de discussion, utiliser cet espace pour répondre aux questions des internautes (en laissant les réponses en ligne pour éviter que les mêmes questions soient posées de nombreuses fois), ou laisser le forum tourner en roue libre. Il pourra, là encore, être réservé aux membres seuls, aux membres du bureau uniquement ou au contraire ouvert à tous. Bien entendu, rien ne vous empêche d’avoir plusieurs forums, chacun avec objectifs et publics différents.

Attention cependant aux forums. S’ils peuvent créer une réelle interactivité entre le site et ses visiteurs, il convient de veiller à plusieurs risques majeurs : ● une absence de fréquentation, avec trop peu de messages, donnent une impression de site à la dérive, sans intérêt, et ne motive pas à le visiter, ni à utiliser le forum. ● une trop forte fréquentation du forum risque de demander beaucoup de temps pour un nécessaire travail de modération, à savoir vérifier l’absence de propos illicite, choquant, à caractère diffamatoire, injurieux, obscène et plus généralement ne respectant pas la loi, les bonnes manières et/ou des convenances… La mise en place technique d’un forum sur un site passe par plusieurs possibilités : ● Vous utilisez un service de gestion de forum ouvert et donc hébergé par le gestionnaire du service. En ce cas, prenez garde aux sauvegardes qu’il vous incombe parfois de faire (quand c’est possible) ; et à la présence ou non de bandeaux publicitaires… ● Certains hébergeurs proposent, dans leur solution de base, la possibilité de créer un ou plusieurs forums, inclus dans le forfait ou en supplément (ils se chargent eux-mêmes de l’installation). ● Vous installez sur votre serveur un script (un programme), ce qui suppose que vous êtes à l’aise techniquement — ou que vous passez par un intermédiaire. L’avantage est de pouvoir personnaliser totalement le forum aux couleurs de votre site et d’y ajouter des fonctions pouvant vous faciliter le suivi de ce qui s’y passe.

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possibles dans tous les domaines. ● Contenu pour mobiles : dans le même ordre d’idée, vous pouvez “vendre” des contenus pour téléphones portables (jeux, sonneries, logos…) et toucher un pourcentage de cette vente. Cela passe par un partenariat avec une société spécialisée et un numéro surtaxé pour le client. ● Publicité : votre site peut héberger de la publicité, mais là encore, il ne faut pas espérer de gros revenus. La clef pour devenir intéressant est que votre site soit fréquenté par de (très) nombreux visiteurs ; vous pourrez alors contacter des régies, qui vous feront alors mettre en place des bandeaux de publicité. Plusieurs options sont possibles : paiement à l’affichage du bandeau, au nombre de clic dessus, au formulaire (si l’internaute le rempli), ou à la vente réalisée après clic. La liste est bien sûre longue, tous ce qui est vendable peut se vendre via Internet. Dans les limites de la loi (et de l’absence de “bénéfice” pour une association). Mais comme vendeur et acheteur sont éloignés (virtualité oblige), va se poser un petit souci…



Récupérer le cash… Que vous vendiez des objets, des services ou rien du tout (mais recevez des dons) la mise en place d’une boutique pose deux problèmes, d’ordre technique : ● comment mettre en place une boutique virtuelle ? ● comment obtenir les sous de l’internaute ? Si la première question dépasse largement le cadre de ce guide (il est souvent nécessaire, pour obtenir une gestion technique solide, de passer par

un prestataire), seule la liste des solutions qui vous permettront de transformer l’internaute en client sera abordée ici. Il existe de nombreux moyens de paiement via le Net : ● Le chèque : et oui, même par Internet… Votre site diffusera un bon de commande que l’Internaute imprimera et renverra par la poste accompagné d’un chèque. Un petit côté démodé, mais qui a fait ses preuves et qui est sans doute le plus simple. ● La carte bleue : le client va laisser ses coordonnées de carte bleue, qui seront transmises à une banque qui validera l’achat. Il faut passer par un partenariat avec une banque qui assurera la partie paiement proprement dite. Toutes les banques proposent la chose, leur produit répondant aux doux noms tels Cybermut ou Cyberpaiement. A noter que votre Caisse d’Epargne propose SP+ (http://www.spplus.net) un outil particulièrement bien pensé pour les associations, simplifiant réellement le travail du trésorier (le paiement est immédiat et les fonds crédités très rapidement sur votre compte Caisse d'épargne, le trésorier est immédiatement informé du paiement, il n’a plus à enregistrer les chèques, à remplir de bordereau de remise de chèque, à aller à la banque…). ● les portefeuilles virtuels, que l’internaute rempli ponctuellement, avec l’avantage pour lui de ne donner ses coordonnées bancaires qu’une fois, sur un site sécurisé. Là encore, la plupart des banques proposent de tels produits, tel IDTronic ou MoneyTronic de la Caisse d’Epargne. ●

Les services Audiotel : le client doit téléphoner sur un numéro surtaxé, et





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mettent à l’internaute visiteur d’avoir envie de vous donner de l’argent. Rien de révolutionnaire pour la plupart, puisqu’il s’agit de méthodes classiques, mais à la sauce “cyber”. ● Abonnement : l’internaute n’a pas à attendre pour obtenir un bulletin de cotisation (ou pour obtenir les informations lui permettant de faire un don), ces bulletins et infos sont sur votre site. Pouvant le faire immédiatement, il ne reculera pas et le fera sans doute plus facilement. ● Vente : classiquement, de nombreuses associations vont vendre des objets (généralement collectés, donnés) afin de trouver des fonds pour fonctionner. Internet peut vous permettre d’exposer ces objets, sous forme de galerie de photos par exemple, avec (ou non) des systèmes de gestion de paniers virtuels permettant au visiteur de faire ses courses. Si l’exposition des produits est facilitée, il ne faudra pas négliger l’aspect infrastructure (livraison, stock…). ● Don : sur le même principe, mais l’internaute n’obtient rien d’autre qu’un bon lui permettant de déduire son don de ses impôts. ● Partenariat avec les cyber libraires ou autres boutiques – on parle généralement d’affiliation. Il est possible, en quelques clics, de mettre en place des liens entre votre site et celui d’une boutique en ligne (Fnac, Amazon, etc.) sur des produits bien déterminés ; si l’internaute achète via ce lien, la boutique vous reverse une commission. Les revenus sont généralement bien minces, mais comme la mise en place ne coûte rien, pourquoi s’en priver ? Le site Rentabilisez.com recense de nombreux partenaires

l’opérateur téléphonique vous reverse un pourcentage. Ce qui se développe sur Internet, ce sont les sites pour lesquels une partie est réservée (payante), le client reçoit alors un code d’accès via son téléphone pour y accéder. Intéressant pour les micro paiements, de quelques euros. Les emails, au travers d’Initiative Courriel (une option de SP+ de la Caisse d’Epargne) qui vous permet de recouvrer simplement vos cotisations, dons… à partir de l'adresse email de vos adhérents ou donateurs. Ils recevront de votre part un email leur permettant de déclencher leur paiement, et ce même si vous n’avez pas de site !

A l’assaut des subventions Il ne s’agit pas, ici, de lister toutes les subventions qui existent, ni de donner des conseils pour les obtenir. Mais là encore, de vanter les mérites d’Internet pour trouver des informations sur le thème. Les associations (déclarées) peuvent recevoir des subventions (généralement octroyées en numéraires) de nombreux organismes officiels : Europe, départements, communes, établissements publics… Les collectivités publiques disposant d’un pouvoir discrétionnaire pour l’accorder ou la refuser. Pour en obtenir une, il faut commencer par la solliciter, et répondre à des conditions d’attribution et d’utilisation qui dépendent du type de la subvention en question. Et c’est là qu’Internet entre en jeu ! On peut trouver sur le site “http://www.service-public.fr” (rubrique vie associative) de très nombreuses informations sur le monde associatif, vu

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Ressources humaines Nous étudions ici le côté humain de l’association, en ce qu’elle a de spécifique, à savoir plusieurs catégories d’individus : des membres, des salariés, des bénévoles…

Annuaire de membres

A S AV O I R

Mettre sur son site un annuaire des personnes qui participent à une association est une manière de leur rendre hommage, de les remercier. Ce peut-être aussi une manière de diffuser une information, quand chaque membre a une spécialité, une spécificité. Cet annuaire peut être public (accessible à tout internaute), privé (accessible uniquement aux membres) ou un peu des deux (certaines infos étant publiques, d’autres privées).

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Législation Tout annuaire informatisé doit être déclaré à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté). D’ailleurs, le site de cette dernière édite un document téléchargeable (Guide pratique à l’usage des associations) qui précise les droits et les obligations des associations et personnes dont les coordonnées sont enregistrées dans des fichiers informatiques. http://www.cnil.fr

D’un point de vue technique, si cet annuaire est organisé en base de données, il offre une plus grande souplesse dans les mises à jour et la publication, mais la mise en place est plus complexe qu’une gestion à la main. De plus, l’annuaire en base permet toutes sortes de fantaisies : recherche multicritère, tri selon l’ordre désiré,

éclatement facilité en plusieurs pages, index par lettres, etc. Par extension, certaines parties peuvent être à usage collectif, ouvertes à tous les visiteurs (surnoms, spécialités, rôles au sein de l’association), aux membres seuls (adresses postales et emails) ou aux seuls membres du bureau (état des cotisations…). Dans une version plus poussée, et s’il n’y a pas trop de membres (encore que cette limitation soit facilement contournable), il est tout à fait possible de prévoir un trombinoscope, étalage photographique permettant à tous de savoir qui est qui, chose rarement possible en version papier pour des problèmes évidents d’impression. Un tel annuaire devient relativement facile à établir : les membres disposant de matériel informatique (scanner, appareil photo numérique…) se chargent de produire les images et de les transmettre au webmaster.

Contact, relance, infos… L’idée d’avoir un annuaire n’est pas tout à fait innocente. Il pourra être – ou non – public et en libre accès, en tout ou partie, mais pourra surtout être utilisable en usage restreint, par exemple pour contacter les membres. Imaginons un monde ou, d’un simple clic et sans dépenser un seul timbre, le comptable de l’association effectuerais par email toutes les relances pour les paiements de cotisations, où le président enverrais un communiqué à tout le monde, où… Ne cherchez plus, Internet est là ! Avouons le, ce n’est pas si simple. Il faut considérer plusieurs points : ● La taille de l’association. Passé une vingtaine de membres, le monde idéal s’éloigne ; si en deçà une gestion manuelle des adresses peut

se faire, au-delà il faudra envisager des outils spécialisés, gestionnaire de mailing liste et bases de données. ● La complexité des besoins. Dès que l’on veut mettre en place des critères de sélection, cela se complique et il est plus facile de contacter toute la base des membres qu’uniquement certains. Gagner des adhérents, c’est déjà ne pas en perdre et cela passe par la connaissance de ses membres. Là encore, Internet vous permettra d’organiser assez facilement toutes sortes de sondages et formulaires de présentation de vos troupes, et ainsi obtenir un profil type de l’adhérent – et donc savoir où en chercher de nouveaux.

Salariés En ce qui concerne les salariés, et contrairement à de nombreuses idées reçues, il n’existe aucune exception pour les associations en matière de législation du travail. Les obligations sont donc les mêmes que pour tout employeur (sous peine de dommages et intérêts, voire de sanctions pénales) et les associations doivent se conformer à la loi, aux règles liées à leur activité, à leur convention collective et aux formalités à accomplir auprès des organismes sociaux… Internet aura là, principalement deux rôles : ● documentaire tout d’abord (pour connaître quelles sont vos obligations en tant que “patron” – et vos droits en tant que salariés), ● déclaratif (certains organismes permettent des télé déclarations, ou déclaration en ligne). Tous ces organismes (et ils sont nombreux) ont donc un site Internet, plus ou moins bien fait, plus ou moins complet.

Que se soient les Assedic, l’ANPE ou autres caisses primaires, ils sont trop nombreux pour les citer tous ici. A noter au passage, sur le site de l’Urssaf, la mise à disposition d’“ESPASS”, un logiciel de paie gratuit, simple et efficace, destiné aux associations de 9 salariés maximums à temps complet (avec beaucoup de cas et informations spécifiques aux associations – par exemple, si vous êtes un aéroclubs, sachez que les pilotes moniteurs d’aéroclubs bénéficient d’un abattement supplémentaire de 30% pour frais professionnels, sauf pour la retraite complémentaire…). Il suffit de vous rendre sur le site pour le télécharger.

Bénévoles : recrutement et racolage Mais l’association a ceci de spécifique qu’elle fait – le plus souvent – appel à des bénévoles. Sans entrer dans les problèmes de possibles conflits de cohabitation entre les bénévoles et les salariés, attachons-nous à la recherche de bénévoles. Le site du Centre National du Volontariat (Benevolat.com) vous expliquera tout sur le fonctionnement du bénévolat, avec beaucoup d’adresses de centres régionaux. De nombreux sites se font la spécialité de mettre en relation les associations qui cherchent des gens, et les gens qui cherchent à donner de leur temps. Si c’est votre cas, vous aurez donc intérêt à passer une annonce (c’est souvent gratuit) sur des sites de type Solidarinet.asso.fr, PlaneteSolidarite.org ou Solidarcité.org. Au-delà de ces sites spécialisés, vous pouvez également inscrire votre association (et son site) dans des annuaires thématiques, afin de vous faire connaître et donc recruter des

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seule et même personne ne se fait pas. Les deux pratiques sont même condamnables d’un point de vue juridique (on appelle cela du Spam). A S AV O I R

membres et sympathisants. Il est tout à fait possible de lancer des messages comme des bouteilles à la mer sur des sites de forum, des groupes Usenet et autres listes de discussions pour, là encore, “recruter”. Attention aux excès ! La tentation est grande d’envoyer un message à de nombreuses personnes pour les inciter à soutenir votre cause. Attention, cela risque de vous nuire. De même, envoyer un message en 500 exemplaires à une

Guides de la Caisse d’Epargne Voir aussi les guides “bénévolat associatif” et “salariés d’associations”, dans votre agence Caisse d’épargne, ou sur le site Associatis. http://www.associatis.com

2 NOUS VOULONS DES INFORMATIONS ▲ 30

Outils de veille La surveillance et la valorisation de l’information se nomme la veille, et selon son domaine on qualifiera cette veille de technologique, économique, concurrentielle, documentaire, juridique, marketing... ou associative. Comme le réseau Internet regorge d'informations, il est rapide de se perdre dans ce fourmillement, et une bonne organisation devient nécessaire. On peut distinguer, sur le Net, deux types d’informations : celle que l’on doit aller chercher, et celle qui arrive toute seule.

Liste de diffusion, de discussion S’abonner à une liste de diffusion vous permettra de recevoir, sans rien faire, à intervalle régulier un mail en provenance du site qui diffuse. Pratique et proche, dans la logique, d’un abonnement à un magazine papier que vous récupérez dans votre boite aux lettres. La liste de discussion fonctionne peu ou prou de la même façon, mais vous offre en plus la possibilité de réagir et de répondre au message reçu ; toutes

les personnes abonnées recevant alors la réponse. Il faut savoir aussi que les mailing listes (de diffusion ou de discussion) sont des outils d’informations et d’échanges très riches d’enseignement. Si vous avez la possibilité technique de supporter de nombreux emails, n’hésitez pas à vous abonner à plusieurs types de listes : ● L’actualité du monde associatif vous concernera au premier plan. Des sites comme http://www.loi1901.com (et sa “lettrasso” bi hebdo) ou du magazine “Association mode d’emploi” (du mensuel papier du même nom) vous informeront sur les évolutions juridiques, sociales, fiscales, comptables, les nouveaux décrets, les nouvelles subventions, etc. ● L’actualité spécifique du domaine qui concerne les buts et objectifs de votre association. Si vous luttez pour la protection de l’enfance (mais sur d’autres sujets, la démarche sera la même), vous opterez pour des sources de confiance, d'organismes officiels tels que Unicef, Unesco ou d'associations connues. Car si

l’information est abondante, elle n’est pas toujours fiable sur Internet. ● Les listes d’associations amies ou poursuivant les mêmes objectifs, afin de suivre ce qui s’y passe ; les listes d’associations “ennemies” seront également sous surveillance, à toutes fins utiles. ● Les listes techniques, qui permettent d’apprendre à gérer un site Internet, les langages de développement ou d’aide à la stratégie Internet au sens large. Web1901.org et les listes du site Ovh (http://www.ovh.net/ml) sont de bons exemples de listes techniques francophones. ● Ou tout autre liste qui vous intéresse, et certains sites en recensent de très nombreuses. Citons http://www.francopholistes.com (plus de 5000 listes répertoriées, par thèmes) ou http://fr.groups.yahoo.com L’avantage de ces listes est que l’information vous arrive automatiquement. Mais il existe de nombreux inconvénients, comme le nombre important de messages que certaines expédient, le “bruit” qu’elles génèrent (des informations qui ne vous sont pas utiles), etc.

Chercher l’information Face à un besoin précis d’information, il convient d’aller la chercher. Pour ce faire, il existe principalement 4 catégories d’outils : les annuaires, les moteurs de recherche, les méta moteurs et les portails. ● l’annuaire est un catalogue de sites, hiérarchisés par catégories ou rubriques, saisi et classé par des documentalistes humains. Dans son index, est stockée pour chaque site une fiche descriptive qui comprend quelques informations (les catégories, l’url, le titre de la page un commentaire

descriptif de quelques mots, et parfois l’origine géographique, le public visé, la langue employée…). Pour trouver un site, l’internaute va de rubrique en rubrique, du plus général au plus précis. Yahoo.fr, ou Nomade.fr sont parmi les plus connus. A noter Open Directory (http://www.dmoz.fr), qui possède une approche singulière : c’est une équipe d'éditeurs volontaires qui l’alimente et le gère. ● le

moteur est un robot logiciel, surfeur infatigable, qui scrute le Web allant de lien en lien, et sauvegardant tout contenu rencontré, afin de créer une accumulation de pages que l’on nomme généralement un index. Lorsque l’internaute saisit un ou plusieurs mots clefs, le moteur va chercher les occurrences dans son catalogue et les classe par ordre de pertinence (qui n’est pas toujours le même d’un moteur à l’autre). Les plus connus étant Google.fr, Voila.fr, Altavista.fr… ● les méta moteurs sont également des robots, mais qui vont chercher dans plusieurs outils de recherche (moteurs et/ou annuaires) et présentent une synthèse des résultats à l’internaute. Certains sites comme Indicateur.com ou Enfin.fr référencient un maximum d’annuaires, de moteurs et de méta moteurs. ● le portail est un concept hybride et très “tendance” qui recouvre deux notions : les portails généralistes (où l'on trouve tout et n'importe quoi) et les portails spécialisés qui permettent d'accéder à des informations et à des sites spécialisés dans un secteur ou un domaine. Loi1901.com ou Yeba.org sont, par exemple, des portails dédiés aux associations.

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L’interrogation de ces outils se fait assez facilement. Soit il s’agit d’un moteur, et en tapant un ou deux mots clefs significatifs la liste des résultats va s’afficher ; l’annuaire fonctionne par hiérarchie de classement (et un moteur permet généralement d’interroger l’annuaire). Et si vous avez un site, vous ne manquerez pas de le référencer (l’inscrire) dans les différents moteurs et annuaires – c’est parfois payant, mais peut vous rapporter des visiteurs, et donc des adhérents…

Le monde d’Internet est une révolution en matière d’information. Il rend accessible à tous l’information que l’on trouvait auparavant uniquement dans les kiosques sous forme imprimée. Tous les matins, il est ainsi possible de consulter sur son écran la plupart des “grands journaux” d’informations, toutes tendances confondues : Les Echos, Libération, Le Monde, La Croix, L’Humanité, 20 Minutes… intégralement et gratuitement (ce qui est la moindre des choses pour ce dernier, gratuit en version papier). Les archives sont cependant – le plus souvent – payantes. Mais au-delà de cela, comme tout un chacun peut devenir maître d’un site, il devient possible à tous de devenir luimême “journal”. Et de nombreuses associations se sont engouffrées dans le créneau, brandissant le slogan “Don’t hate the media… Become the media !”. Ce phénomène de sources “alternatives” d’informations est à son apogée sur le site d’Indymedia (http://www.france. indymedia.org), réseau d'information international créé à l'occasion de la mobilisation de Seattle en novembre 1999 aux USA. L’objectif étant de créer un média de masse, interactif, et d'agir pour un débat de qualité et une lecture critique de l'information. Dans une approche différente mais tout aussi intéressante, “L’autre portail” (Rezo.net) extrait de façon automatique des informations en provenance de nombreuses sources éditoriales, principalement de type “alternatives”.

Petits outils pratiques

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Liste non exhaustive de quelques petits outils qui permettent d’optimiser la veille… ● Interroger une liste de sites tous les matins peut être fastidieux, surtout si cette liste est longue. Aussi, un outil nommé “My Ie” (surcouche d’Internet Explorer) permet entre autres options de gérer des “groupes de signets”. Avantage immédiat : on clique sur le nom d’un groupe, et tous les liens s’ouvrent automatiquement. http://myie.free.fr ●



Vous préférez que les informations vous arrivent directement ? Net2One est un site qui va vous rendre service. Il scrute un nombre impressionnant de sources d’informations et, si les mots clefs que vous avez définis se trouvent dedans, il vous envoie un mail avec l’adresse de l’article complet ! Payant depuis peu, les tarifs sont présentés sur le site Net2one.com

Les limites de l’information Principalement de par son étendue, sa

mouvance et son évolution, la veille via Internet trouve quelques limites qui devront faire appel à votre réflexion : ● Il faut trouver l’information pertinente. Une recherche dans un moteur (de recherche) peut ne pas aboutir pour plusieurs raisons : les critères sont mal définis (en reformulant la question on peut arriver à un résultat, ou en utilisant un autre outil de recherche), ou simplement l’information n’est pas (encore) couverte par les moteurs de recherche. ● La fiabilité de l’info peut être remise en cause ; il est préférable que les infos trouvées soient recoupées avec d'autres sources (ce qui est une règle de journalisme). N’oubliez pas que n’importe qui peut faire un site Internet, et que les rumeurs, la désinformation, vont bon train sur le Web… ● Le renouvellement de l’information, se fait à un rythme frénétique, et il n’est pas rare qu’une information à suivre



sur un site, soit déjà développée par un autre, qu’entre le moment où vous vous couchez et celui ou vous vous levez (décalage horaire oblige) il se soit passé moult choses dans le monde, et dans le monde d’Internet. Une démarche de veille se doit donc d’être très régulière… A l’inverse, certains sites ne sont jamais remis à jour mais les informations n’étant pas toujours datées, il est parfois délicat d’être face à un “scoop périmé”. L’abondance de l’information est d’ailleurs l’un des fléaux de la démarche de veille. Trop d’information tue l’information a-t-on l’habitude de dire… Cela s’applique on ne peut mieux à Internet, où une veille efficace passe par des abonnements multiples à des newsletters et il n’est pas rare de se retrouver avec une centaine d’abonnements… Tout lire rigoureusement n’est pas possible, il faut donc s’organiser, filtrer, survoler… ou ne faire que ça !

3 NOUS VOULONS DES SOUS Une association rassemble souvent des bonnes volontés mais l’argent reste le nerf de la guerre. Diffuser des tracts, monter des réunions, louer des salles, organiser des convois humanitaires, cela coûte cher. A fortiori, dès que l’association grandit, il peut devenir nécessaire d’avoir des salariés, ce qui suppose salaires et charges. Mais toute association connaît les besoins de ressources : appel de la cotisation annuelle, paiement d’un acompte puis du solde de frais de déplacement, gestion des places vacantes de dernière minute, appel de

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dons suite à un besoin humanitaire… Si les coûts engendrés par un site Internet sont le plus souvent négligeables, en quoi le Net révolutionne-t-il les recettes ? Par la relative facilité de mise en place de “boutiques”, au sens large du terme, et autres moyens de gagner de l’argent, de vendre. Même s’il ne faut pas s’attendre à faire fortune pour autant (même si ce n’est pas le but recherché).





Le site Agentland.fr est spécialisé dans les “agents intelligents” et “assistants virtuels”. Derrières ces noms barbares, se trouvent une multitude d’outils qui vous faciliteront la veille.

L’information alternative

Générer de l’argent Petit panorama des méthodes qui per-

depuis un organe officiel ; ce site étant le “portail” de l’administration française. On y trouve également le formulaire “Cerfa n°12156*01”, soit le dossier unique de demande de subvention. Par contre, pour remplir le dossier, c’est plutôt vers les sites spécialisés que l’on se tournera ; nous avons déjà parlé du portail Loi1901.com. Un autre, Yeba.org va encore plus loin, car il regroupe sur une même page (rubrique “fiches”, sélectionner “financement”) tout ce qui concerne les financements (dons & legs, mécénat, subventions…), avec des liens vers de multiples ressources internet. Incontournable !

A qui envoyer ce dossier ? Les compétences sont territoriales, et vont donc varier selon le type de subvention demandée : conseils régionaux, généraux (départements) et bien sûr mairies. Là encore, les sites portails vous aideront à y voir plus clair. Retour au site Service-public.fr pour trouver les adresses (postales et Internet) de l’administration, et donc des conseils régionaux, généraux et des communes. A noter un autre incontournable, la Fondation de France (fdf.org) qui publie un fil d’information “Actualités des aides”, avec de multiples appels à projets.

que l’on nomme “l’hacktivisme”, néologisme né d’“activiste” (qui agit) et de “hacker” (personne qui, en résumé, possède de grandes connaissances informatiques pour explorer, découvrir des failles dans un système…). Cet hacktiviste va donc utiliser ses connaissances dans les techniques Internet pour défendre sa cause. Le Net devient de fait l’instrument même de l’action, qui peut prendre de nombreuses formes – pas toujours légales d’ailleurs : ● Le lancement de rumeurs est sans doute la plus facile à mettre en œuvre et de fait la plus fréquente, et dans un domaine classique de manipulation. ● L’intrusion dans un site à usage restreint. Généralement, le but est de trouver des informations confidentielles afin de les diffuser de manière ouverte, telles que des notes internes, des fiches de salaires de dirigeants ou

4 NOUS VOULONS AGIR dimensions mondiales. Là où l’association de grand-papa pouvait au mieux espérer contacter la préfecture, les activistes internautes peuvent atteindre les sommets des organisations mondiales (ce qui ne change pas, c’est que le préfet du grand père comme le responsable de l’ONU ne répondront pas forcément), le combat prenant une dimension universelle. Au niveau interne, les associations utilisent ce média pour organiser leurs actions matérielles classiques, densifier leur propre réseau. Un simple email permet de diffuser à des milliers de militants le lieu de la prochaine manifestation, les cartes des parcelles d’OGM de la région, ou tout simplement une information qui n’aurait pas dû l’être et qui ne serait jamais parue dans la presse… Dans la virtualité d’Internet, une nouvelle forme de militantisme est née,

5 NOUS VOULONS COMMUNIQUER ▲

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Les habitués du militantisme actif, rois des manifestations, banderoles et autres jets de pavés, peuvent se demander si un réseau d’ordinateurs se révèle aussi efficace en cas de protestation. Le fait est que cela fonctionne, mais autrement. Il faut se replacer dans le contexte historique : né aux États-Unis (qui, au travers du premier amendement de leur constitution, prônent la liberté d’expression), les parents d’Internet sont d’un côté les militaires, de l’autre la recherche universitaire, ce qui ne va pas sans conflits d’intérêts, les militaires étant plutôt partisans du secret, et les universitaires adeptes de la libre diffusion du savoir… Dans le même esprit, l’arrivée massive des marchands sur le Net va provoquer une levée de boucliers de militants prônant la gratuité. De par la facilité d’utilisation et la couverture mondiale du Net, une simple action de quartier peut prendre des

autres rapports comptables. ● L’intrusion d’un système pour modifier une page d’accueil (on parle de de facing) et la remplacer par un message militant. ● Bloquer un serveur en occupant toutes ses capacités de calcul par des demandes incessantes d’affichage de pages Web, saturer la ligne exactement comme un standard téléphonique avec trop d’appels. La liste peut être longue, et nous ne la développerons pas plus. Il est important de garder à l’esprit que si une action “de rue” est facilement canalisée et limitée à un carré de trottoir, une action sur le Net prendra une dimension mondiale instantanée. Une société (et a fortiori une multinationale) risque donc de “contre réagir” beaucoup plus violemment à ce type d’action, par des dépôts de plaintes…

Bien communiquer, cela s’apprend Nombre de projets associatifs échouent par manque de communication ou à cause d’une stratégie de communication non adaptée. Cette dernière doit obéir à des règles qui se doivent d’être connues, appliquées et adaptées si besoin (souvent pour des raisons budgétaires, facteur limitatif s’il en est). Dans le cadre associatif, les besoins en communication s’orientent autour de deux axes : en interne, il est nécessaire de faire circuler l’information, afin notamment d’être cohérent dans les messages diffusés vers l’extérieur, mais aussi pour que personne ne se sente

exclu et pour maintenir une grande mobilisation collective ; en externe, pour se faire connaître, diffuser des messages, des informations, pour agir ou réagir, trouver des aides financières…

Communication interne C’est souvent le point faible de bon nombre de groupements sociaux, que ce soit dans l’entreprise, la famille ou l’association. On suppose souvent que, du fait de l’appartenance au groupe, il est sous-entendu que tout le monde est au courant de tout. A cela s’ajoutent des freins parfois mis par certains membres qui veulent “régner sans partage” et qui refusent cette communication interne à des fins qu’ils croient stratégiques.

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Communication externe La communication externe est souvent

plus naturelle, mais il ne faut pas pour autant négliger qu’une (bonne) politique de communication est complexe. Il est nécessaire de mettre à plat ses grands principes : qui sommes-nous, quel est notre but, quels moyens nous donnons-nous, etc. Le but est pour l’association de rendre visible et lisible ce qui lui paraît important ou urgent. Cela passe par la désignation de responsables qui centraliseront l’information et sa diffusion, voire sa réécriture à des fins d’harmonisation. Que cela soit à destination d’un communiqué de presse ou d’un site Internet, la cohésion du discours est nécessaire pour éviter un flou artistique qui pourrait nuire à l’image de l’association. Les fiches pratiques du réseau Sara (Soutien aux associations en région Alsace, www.reseau-sara.org) compléteront largement ce chapitre. Nous vous invitons à la lecture de toutes les fiches, qui abordent de nombreux aspects de la vie associative, avec, il est vrai, quelques particularités propres aux associations loi 1908 (Alsace/Moselle).

Communication mondiale Ce qu’il y a de nouveaux avec Internet, c’est l’abolition des distances. Quand on parle de communiquer avec l’extérieur de l’association, il faut entendre la possibilité de joindre le monde entier. Certes, beaucoup d’associations ont une problématique locale, et peu leur importe de pouvoir entrer en contact avec ne serrait-ce que le département d’à côté ; mais pour certaines, de savoir qu’ils auront – et toujours avec la même facilité – une audience dans toute la francophonie (voir au-delà) peut leur ouvrir des horizons. Sans parler des expatriés qui seront bien content, à l’autre bout de la planète, d’avoir des

échos de l’organisation du tournoi de pétanque de leur village natal… De très nombreuses associations voient ainsi leur public (et leurs membres) s’élargir ; ce qui d’ailleurs ne manquera pas de créer quelques soucis dont il faut avoir conscience : ● qui dit audience internationale, suppose que la gestion des adhésions soit adaptée ; par exemple, si vous avez de nombreux québécois dans vos rangs il sera intéressant pour l’association d’ouvrir un compte bancaire sur place pour éviter des frais de change. ● de même, si vous optez pour des réunions “virtuelles”, la gestion des différents décalages horaires doit être à prendre en compte. ● la francophonie parle français, mais chaque pays à des particularités ; attention aux contresens !



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Deux erreurs ! Il est donc nécessaire d’organiser et structurer cette communication en fonction de la dimension de l’association : plus personnelle, basée sur des rencontres et contacts directs dans les petites, beaucoup plus formalisée et structurée dans les grandes. Dans tous les cas, elle doit avoir pour buts : ● d’informer : les informations de base que tout adhérent doit connaître (et en être informé en cas de modification) concernent les activités régulières et exceptionnelles (séminaires, manifestations, réunions), les décisions prises, le fonctionnement de l’association (le rôle de chacun)… Particulièrement utiles aux petits nouveaux, il est bon de le rappeler à tous à intervalles réguliers. ● de fédérer : l’union des membres à la poursuite du projet commun est un facteur de réussite associative. Bien communiquer entre membres (de la hiérarchie vers la base ET de la base vers la hiérarchie), en est une des clés. Les “têtes” font connaître les stratégies, les actions, proposent et utilisent les meilleurs outils ; de même, elles doivent être à l’écoute des autres membres, les associer aux décisions, vérifier la compréhension des messages, etc. D’où l’implication de tous, facteur de succès. Il va sans dire que la communication interne doit être cohérente avec les objectifs de la communication externe, et ce qui est diffusé vers l’extérieur doit l’être en interne pour que chaque membre soit au courant de la position “officielle” de l’association sur n’importe quel point.







Les outils de ces communications Le site Internet S’il fallait définir en une seule phrase le rôle d’un site Internet, ce serait : “contenir des informations intéressantes mises à jour régulièrement”. En effet, un site vide et/ou qui n’évolue pas est voué à mourir : les internautes veulent des informations de qualité et récentes. Ils savent que la publication sur un site Internet est quasiment instantanée (ils en sont du moins persuadés, et c’est relativement vrai). Qui plus est, votre site est directement connecté à votre association, sans aucun intermédiaire (pas d’imprimeur pour vous imposer des délais ou un quelconque organe de censure pour vous empêcher de communiquer)… Globalement, à quoi sert un site Internet ?



À informer ses adhérents, ses partenaires, ceux qui le financent, son environnement… Le site est alors une plaquette couplée à un journal, accessible instantanément depuis le coin de la rue jusqu’à l’autre extrémité du globe. Se faire connaître ou reconnaître en développant un site incontournable, de référence. De très nombreuses associations possèdent un fonds documentaire, un ensemble de ressources diverses et variées (bibliographies, articles de presse, bases de données, archives, dossiers…). Le site est un formidable moyen de mettre à disposition ces données, pour tous ou uniquement à destination des membres. Développer une interactivité entre le visiteur et l’association. Elle peut prendre plusieurs formes : un simple email qui permet à l’internaute de se sentir proche de l’association (il devient facile d’entrer en contact avec elle) ou un forum de discussion que l’association a mis en place, permettant le dialogue entre les internautes et l’association. Cette interactivité ne fonctionne que si elle est à double sens : il convient de répondre aux messages… Pour certaines associations, le site devient un outil de collecte d’informations permettant de l’aider à poursuivre ses buts. Ainsi, au travers de sa campagne Pedo Stop, le site du Bouclier a identifié plus de 200.000 sites pédophiles depuis 1996, sites signalés par des internautes via le Web.

Journal interne, journal externe Plus le nombre de membres est important et plus ils sont dispersés géographiquement, plus l’importance du journal interne

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augmente : il permet de renforcer le tissu associatif en tenant informé tout le monde de ce qui se passe, desdécisions et prises de positions, des comptes rendus d’activités sur le terrain… Via Internet, les relations entre rédaction et correspondants extérieurs sont facilitées pour l’échange des papiers, et un va-etvient de corrections entre le rédacteur et l’éditeur peut s’organiser assez facilement par email. Une adaptation et une mise en ligne sont assez simples : un site Web étant un ensemble de pages organisées en rubriques et comprenant des articles, le journal de l’association peut donc être diffusé sur le site de l’association. Le format PDF se prête à des mises en pages élaborées.

Communiqué de presse

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Un communiqué, ce n’est ni plus ni moins qu’un article du journal, mais en dehors du journal. Il est écrit pour réagir ou annoncer un événement précis, et diffusé rapidement après écriture (et relecture). Il a vocation à être largement diffusé, tant en interne qu’en externe. En cela, Internet peut faciliter grandement les choses. Il est en effet très facile d’envoyer un message à tous les membres de l’association dès qu’il se passe quelque chose d’important. Le webmaster aura pris soin de créer une liste de diffusion comprenant tous les membres, et il pourra en une seule opération informer tout le monde. De la même façon, une seconde liste de diffusion contenant des contacts stratégiques (présidents d’associations amies, journalistes, amis de la cause, etc.) permettra une diffusion au-delà de l’association elle-même. Diffusé à tous les membres distants, ceux ci pourront servir de relais et

imprimer les communiqués pour les distribuer localement. Il en ira de même pour les tracts. On n’oubliera pas sur le communiqué (comme sur les tracts ou les affiches), de préciser l’adresse du site de l’association et l’email d’un contact.

Communication événementielle En cas d’événement important mettant en scène l’association, le site Internet est un excellent relais de communication. Il permet, à l’usage des membres comme des journalistes et des simples curieux, d’informer largement et – si possible – en temps réel. La couverture de l’événement nécessitera une organisation à la hauteur de l’événement, allant du simple résumé à posteriori à la diffusion en temps réelle d’images et autres brèves.

Plaquette La plupart des associations qui désirent se faire connaître peuvent réaliser une plaquette papier. Celle-ci est souvent faite une fois pour toutes, doit comprendre un descriptif de l’association et donner tous les moyens de la contacter (adresse, téléphone, fax, email, URL…). Cette carte de visite doit être attrayante, complète et intemporelle (les coûts d’impression empêchant une mise à jour trop fréquente). Le site Internet reprendra bien entendu cette plaquette, et pourra être actualisé plus souvent en cas de modification mineure (les changements majeurs, tel le déménagement de l’association, nécessiteront une réimpression). Pour pallier à cela, la plaquette papier peut contenir une phrase du genre : “Pour des informations à jour, consulter notre site Internet.” Et comme le site complètera la plaquette, celle-ci sera plus petite (et donc économie d’imprimerie).

S’approprier la technique 41

Entrer dans la technique ne doit pas vous faire peur, car nous n’irons pas “les mains dans le cambouis”. L’idée est, là encore, de vous présenter le mode opératoire, et de soulever quelques écueils que vous ne manquerez pas de rencontrer – tout en vous donnant des armes pour les éviter, lors de la mise en place de votre projet d’Internet associatif. Nous allons donc nous attarder un peu sur deux points techniques, qui sont le site Internet et la gestion de l’email associatifs – ce qui couvre 99% des besoins…



1 LE SITE WEB DE L’ASSOCIATION ●



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Nous venons de voir quelques applications possibles d’un site Internet. Avant de se lancer un peu plus avant dans la “technique”, il convient de faire un petit détour désagréable sur quelques contraintes qu’une telle démarche impose. ● L’usage du site et les objectifs que l’on veut atteindre par lui doivent se penser au préalable. Réfléchir avant de se lancer évite souvent d’aller droit dans le mur. Etant entendu que l’on peut cumuler plusieurs usages, et le faire évoluer. ● L’évolution est d’ailleurs chose nécessaire. Les informations qu’il contient doivent être à jour, renouvelées fréquemment, et les plus exhaustives possibles – il faut oublier les limitations classiques du “nombre de pages”. ● Un site Web suppose une interaction avec ses visiteurs, qui passera par de (parfois) nombreuses questions et demandes d’information. Une personne responsable devra pouvoir se dégager du temps pour y répondre. ● Investir du temps au moment de la construction, et parfois de l’argent. Si le temps passé est une notion essentielle dans le monde associatif, l’argent est toujours rare ; nous nous attarderons sur les divers coûts engendrés par un site.

Des étapes de la construction La démarche, y compris pour un site associatif, doit être calquée sur une démarche d’entreprise. Entendons par-là une démarche rigoureuse, pensée. L’objectif étant une optimisation de toutes les étapes, tant en terme de délais que de coût. ● S’imprégner d’Internet, l’utiliser, l’étudier. Cette première approche vous permettra, en tant qu’utilisateur, de voir ce qui “marche” et ce qui “ne marche pas”, et vous donnera des idées. Etudiez également les sites d’associations de même type, de même dimension que la votre. Critiquez ces sites, prenez des notes… et ne commettez pas les mêmes erreurs ! ● Objectifs : savoir ce que vous voulez mettre sur votre site, vous demander pourquoi vous voulez un site. Sachant qu’il est toujours possible de rajouter des fonctionnalités, il convient de commencer par bâtir ce qui est important, et de compléter par la suite ; ceci pour éviter d’avoir un site creux qui contient de nombreuses pages “en construction” qui ne font pas sérieux (surtout si elles restent en l’état longtemps).





Public : parmi les objectifs, définissez à qui s’adresse votre site. Aux membres seuls de l’association, aux journalistes, aux pouvoirs publics, aux “cibles” (si vous êtes une association militante, votre site peut être un instrument de propagande…). Votre site peut avoir un public divers, et certaines sections peuvent être protégées par mot de passe… Equipe & tâches : constituer une équipe qui peut être interne à l’association ou externe, et bien sûr attribuer les tâches pour chacun : qui va rédiger les textes, qui va les valider, les mettre en ligne, etc. Idéalement trois compétences sont nécessaires : un webmaster (pour les côtés techniques), un graphiste pour le visuel et un rédacteur pour le contenu. Si l’on peut, en pratique, tout externaliser, il est préférable que le rédacteur soit interne à l’association, et qu’un contrôle s’exerce sur ce qui est fait. Un “chef de projet” sera donc nommé, pour contrôler, coordonner, etc. ; il devra connaître à la fois un minimum de technique, et un maximum l’association (et donc de préférence interne à celle ci). Arborescence : dessiner l’arborescence et rédiger le cahier des charges définitif. A savoir : les rubriques, les sous rubriques, les textes rattachés à chaque rubrique, etc. De là dépendra la navigation du site (comment aller d’un point à l’autre ?). Hébergement : la mise en place de l’infrastructure technique du site (lancer l’hébergement, créer les bases de données éventuelles, les répertoires, les droits de travail…). Ce travail est souvent réalisé par l’hébergeur, et nous y reviendrons plus loin. Un bon











hébergeur vous conseillera sur de nombreux points. Un nom : le choix d’une adresse et d’un nom de domaine s’anticipe un peu, et le nom doit se “réserver”, et se payer (voir plus loin). Design : le choix de l’habillage du site, des couleurs… La sobriété est toujours efficace, mais la fantaisie est toutefois possible (en évitant tout effet “sapin de Noël”) ; il faudra équilibrer la balance entre le beau et le fonctionnel. Vous adopterez généralement la charte graphique de votre association si elle en possède une, en reprenant le logo et tout signe distinctif. Maquette : on commence par créer une maquette fonctionnelle. On entend par là un site qui fonctionne sur quelques pages, avec du “faux” contenu, mais qui permet de se rendre compte de ce que cela donne en “vrai”. Il faudra penser à la faire valider à tous les niveaux, du président aux membres (qui seront sans doute les utilisateurs ; un test sur quelques-uns uns si votre association est très importante, sur tous si elle est plus modeste…). Des ajustements seront parfois nécessaires – en ne s’enlisant pas dans des débats sans fins sur les goûts et les couleurs… Construire : assembler le site, en partant de la maquette précédente, mais en le déclinant avec tout le contenu. Si votre site est dynamique, il se construira tout seul au fur et à mesure (nous y reviendrons). Tester : il convient de tout vérifier, depuis la navigation jusqu’aux fautes d’orthographes… Soyez notamment vigilant avec les liens qui ne pointent sur aucune page.

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Mon nom, mon adresse La problématique du choix de son nom, pour une association, est à se poser dès la création de celle-ci. La lettre Alinea n°17 (à télécharger sur Associatis.com) en explique largement l’incidence sur l’identité durable de l’association. Pour le nom de domaine, la problématique se pose encore plus largement, car s’y ajoutent des contraintes techniques, et car ce nom domaine doit à la fois identifier l’association et

permettre de visiter le site (le nom est l’adresse). Avant d’aller plus loin, détaillons la structure d’une adresse Internet. Structure d’un nom de domaine Soit une adresse Internet classique que l’on tape sur un navigateur : http://www.bouclier.org (association de protection de l’enfance). En termes de fonctionnement et de structure, une adresse Internet se lit de droite à gauche et fonctionne d’une façon restrictive, du plus large au plus précis. ● Org : le top level domain (TLD), autrement dit le domaine principal ou zone, qui est normalisé sera soit thématique (com = commercial, edu = éducation, org = organisation non commerciale, etc.), soit géographique (fr = France, ch = Suisse, be = Belgique…). ● Bouclier : Le domaine secondaire, qui peut être théoriquement n’importe quel mot ou assemblage de mots, dans n’importe quelle langue, sous réserve qu’il soit unique, sans accent, ni espace ni caractère spécial. ● www : Le sous domaine par défaut pour tout ce qui est Web. Mais il peut être différent (private.bouclier.org par exemple) – il est librement choisi à qui possède le domaine. ● http : Le protocole utilisé. Ce sera toujours http (ou https si ça passe par une interface sécurisée).

Choisir un nom de domaine Si vous n’avez pas de nom de domaine, le nom du site sera composé selon les préférences de votre hébergeur, selon trois “structures” différentes. Supposons que l’hébergeur se nomme Rcarlier.net et votre association “Zone Pingouin” votre adresse sera, au choix :

en sous domaines : http://zonepingouin.rcarlier.net ● en répertoires : http://www.rcarlier.net/zonepingouin ● mixte : http:// clients.rcarlier.net/asso/zonepingouin Si vous avez un nom de domaine, c’est beaucoup plus simple, l’adresse sera tout simplement le nom choisi suivi de son Tld, http://www.zonepingouin.org en l’occurrence. Choisir ce nom se passe en deux étapes, en parallèle : le choix du domaine et celle de son TLD. Pour le nom, domaine , l’application de ces quelques règles vous permettra un choix rationnel. Il devra être à la fois : ● intuitif : pour un surfeur qui ne connaît pas votre site, cela doit être naturel pour lui de taper l’url. Votre association s’appelle Zone Pingouin ? Déposez zonepingouin.org ! ● court : 3 à 4 syllabes est un maximum, il doit être mémorisable, et tapé rapidement par l’internaute, voir griffonné sur un bout de papier. ● explicite : votre association possède un but, des objectifs, ayez un nom en rapport avec eux. Si votre combat est la sauvegarde de la banquise, alors optez pour defense-des-poles.org… ● disponible : et c’est là où les choses se gâtent. La règle de la plupart des noms de domaines (entendons par-là la combinaison du TLD et du nom) est celle du premier arrivé, premier servi. Peu importe si votre association s’appelle Ligue des Droits de l’Homme, elle ne pourra pas déposer ldh.org si ce domaine est déjà pris par une autre association ; elle devra se contenter de ldh.info (le site ldh.org relate d’ailleurs cette histoire). Le choix du TLD va donc permettre de

balancer ces histoires de disponibilités ; parmi les TLD ouverts aux associations, citons : ● .asso.fr : extension réservée aux associations établies en France ● .fr : accessible si le nom de votre association a été déposé à l’INPI en tant que marque. ● .org et .coop : extension internationale pour (respectivement et théoriquement) les organisations non marchandes et les associations coopératives. ● .net, .com, .info, .biz : extensions internationales ouvertes à tous.



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Ouvrir : lancer le site, cela veut dire diffuser l’adresse (tant auprès des membres que des autres cibles, via communiqués de presse, etc.) et référencer le site auprès de divers moteurs et annuaires de recherche, spécialisés (associatifs, et dans votre domaine d’intervention…) et généralistes (yahoo, google…). Sans oublier la mise à jour des papiers en-tête et autres cartes de visites où l’adresse doit désormais apparaître – adresse du site et email d’un contact. ● Suivre le site : un site ne s’arrête jamais, et doit vivre au quotidien. Répondre aux messages, actualiser les textes, en ajouter de nouveaux, consulter les statistiques, adjoindre de nouvelles fonctionnalités… Une exploration des sites associatifs sur Internet permet de découvrir que nombreuses associations n’ont pas suivi ces étapes, en commettant beaucoup d’erreurs, liées d’une part à une méconnaissance d’Internet et de la construction des sites, d’autre part à un excès d’enthousiasme – aller trop vite ne permet pas toujours d’aller loin ! On se rassurera en disant que nombre d’entreprises ou de collectivités ont commis les mêmes erreurs… ●

Un “faux” nom ? Si votre site possède un nom long ou que le nom voulu n’était pas disponible, il y a moyen de contourner ce “soucis” en utilisant les services d’un redirecteur de nom, tel ulimit.com, qui vous permet de remplacer votre adresse longue et non représentative par un “synonyme” plus court, plus mémorisable et plus parlant, de type .fr.st.

A noter que rien ne s’oppose à ce qu’un seul et même site soit accessible via plusieurs adresses. Ainsi, il est souvent préférable de réserver le domaine dans tous les TLD disponibles. Une fois que le nom est trouvé, il convient de le réserver…

Réserver un nom de domaine Chaque TLD possède ses règles d’attribution, et bien entendu ses tarifs. Nous ne détaillerons pas, mais citons quelques prestataires (on parle de registraires) connus. Les coûts de réservation varient entre 9,45 € chez ovh.fr, 12 € chez Gandi.net à… plus de 200 € chez certains (prix annuels ttc pour les

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Hébergeur et hébergement Un site est un ensemble de fichiers accessibles sur Internet. Ces fichiers sont déposés sur un ordinateur connecté en permanence à Internet. Cet ordinateur est le plus souvent situé chez un prestataire spécialisé, l’hébergeur. Celui-ci doit faire en sorte que vos sites soient accessibles en permanence et dans les meilleures conditions.

Un espace pour habiter On peut distinguer plusieurs méthodes d’hébergement, selon les coûts, les besoins, les performances, et les

services associés ; petits panorama : ● Un bout d’espace gratuit : un membre de l’association, qui travaille chez un hébergeur, vous prête un espace disque. Financièrement intéressant mais avec des limites : pas toujours disponibles, qualité de service parfois négligée, etc. ● Un espace mis à disposition par le FAI. Lorsque vous avez un abonnement pour accéder à Internet, le fournisseur d’accès vous appâte avec un espace Web compris dans le prix (a ce titre, Free.fr à l’avantage d’être gratuit…). Avantageux, mais avec un service associé souvent absent ou payant (via un numéro de téléphone surtaxé). ● Un espace gratuit mis à disposition sur le Net. Certains sites (MultiMania.fr par exemple) mettent à disposition de l’espace d’hébergement, gratuitement. Avec cependant une contrepartie publicitaire parfois envahissante. ● Un espace payant pas cher, soit chez un hébergeur pratiquant des tarifs peu élevés (mais il faut toujours vérifier ce que cela cache : trop peu cher peut vouloir dire une qualité de service défaillante), soit chez un hébergeur associatif ou coopératif (par exemple Ouvaton ou Fraternet…), avec en ce cas – parfois – des conditions d’accès plus idéologiques que financières. ● Un espace payant, un peu plus cher, car le service est effectivement de qualité (Ovh.net, LaNetCie.com, Absolight.fr… ils sont légions !). Ce coût doit se comprendre comme un investissement et est tout relatif. ● Un espace payant, excessivement cher car l’hébergeur pratique des marges aberrantes, ou vous vends des pres-



serveur dont vous n’avez pas la totale maîtrise. Il peut, pour différentes raisons, tomber en panne. Quelle est la politique de sauvegarde de vos données ? Le prestataire assure-t-il ces sauvegardes régulièrement (quotidiennement) ? Les sauvegardes sontelles testées ? Y avez-vous accès ? ● Les données sont à la fois stratégiques pour vous et confidentielles. L’environnement est-il fiable ? Un “ennemi de la cause” peut-il y accéder ? L’hébergeur est-il un ami de cette cause ? Outre ceux déjà cités, le site abchebergement.com vous permet de comparer parmi une jungle de plus de 250 prestataires français… et ils n’y sont pas tous !

tations dont vous n’avez nul besoin, en jouant sur votre méconnaissance. Cela arrive encore. Ces hébergeurs s’adressent généralement à de grandes entreprises, mais méfiance. Si vos besoins deviennent très importants, un espace ne vous suffira pas ; vous devrez opter pour une machine dédiée (un serveur pour vous tout seul). Plus lourd, plus cher, pas toujours nécessaire… A voir directement auprès des prestataires précédemment cités, les prix varieront selon les besoins et les prestations (la première étant le conseil).

Les petites lignes… Quels sont les points clefs qu’il convient de surveiller dans votre relation avec un hébergeur, ces endroits où il risque de vous “avoir” en misant sur votre méconnaissance ? Que doit contenir le contrat de vente ? Comment le choisir ? ● Un prestataire technique est une société (ou une association). Est-elle connue ? Existe-t-elle depuis longtemps ? Existera-t-elle encore longtemps ? Si elle disparaît, que deviennent vos données ? ● Que vous fournit-t-il précisément en terme d’espace disque (le nombre de fichiers et d’images que vous pourrez mettre sur votre site), et de bande passante allouée (il s’agit du trafic que votre site peut générer par mois)… Surtout, que se passe-t-il en cas de dépassement (le site est-il bloqué, la facture explose-t-elle ?). ● Qu’avez vous techniquement à votre disposition : langages de scripts, base de données, nombre d’adresses emails, présence de Ftp, statistiques… ● Vos données sont hébergées sur un

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extensions publiques : org, net, com…). Leurs sites respectifs vous renseigneront sur les conditions précises, mais cela se déroule en plusieurs étapes : ● Choisir, trouver un nom (voir plus haut) ● Vérifier que le nom est disponible, en utilisant un service “whois” disponible sur les sites des registraires, et éventuellement s’il est ouvert à tous (en l’occurrence, à vous). ● Le réserver auprès du registraire, généralement en paiement sécurisé sur Internet ● Le faire pointer sur un serveur, afin qu’il soit accessible aux internautes. Vous devez fournir les adresses DNS de votre hébergeur – et donc, au préalable, avoir choisi un hébergeur. ● Surveiller le renouvellement du nom (vous en êtes propriétaire tant que vous payez). Si la réservation du nom de domaine vous semble complexe, ne vous effrayez pas, la plupart des hébergeurs pourront s’en charger pour vous ; et il est d’ailleurs temps de s’attarder sur cet étrange animal et son rôle…

Le coût du gratuit De nombreux services liés à Internet, qu’ils soient techniques ou non, proposent moult choses gratuitement. Mais il faut se méfier car si vous n’avez rien à payer, il faut s’attendre à ce que la pub vous envahisse, soit sous forme de bannière ou de fenêtres agressives qui surgissent sur votre site, soit sous forme d’email publicitaires qui vous arriveront en nombre dans votre boite aux lettres… Voire que le service fourni soit de piètre qualité. Il est toujours utile de lire les petites lignes (et entre les lignes) pour savoir à qui vous avez affaire, voire de tester ; n’oublions pas qu’un petit pécule investi est parfois une sage précaution… Une fois nom et hébergement trouvé, il faut se lancer dans la conception proprement dite des pages de votre site ; et quelques options s’offrent à vous…

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Sites clefs en mains De nombreux sites proposent des outils de “gestion de site” automatiques, qui vous permettent au prix d’une simple inscription (parfois de quelques euros par mois) de créer et gérer votre site. On parle généralement de “websites”, ou sites construits via une interface Web, via votre navigateur. Ces systèmes aux accroches racoleuses mettent en avant la rapidité, la facilité, l’ergonomie et la puissance de leurs systèmes : Grâce à notre WebBuilder, construisez votre propre site Web en 10 minutes, sans aucune connaissance Web ! (Multimania.fr) ou Notre logiciel permet une création instantanée de votre site Internet associatif sans aucune connaissance informatique préalable à

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Il serait trop ambitieux de se lancer dans l’explication détaillée et technicienne de la création de sites ici même ; ce guide ne suffirait pas. Nous allons plutôt faire un rapide tour des 4 principales techniques utilisées, en fonction de leur niveau de technicité mise en œuvre : ● Sites clefs en mains. Remplissez quelques formulaires sans rien connaître à la technique et votre site prend vie ! ● Html, de l’Internet fait à la main, à l’ancienne. Pas très complexe, mais il faut apprendre un minimum – ou sous traiter. ● Content Management System (CMS), ou une gestion clef en main à domicile… Absence de technique, mais uniquement une fois la chose installée ! ● Sites dynamiques, de l’Internet fait à la main, mais version moderne. A réserver aux passionnés, ou aux professionnels. Explications…

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partir de très nombreux modèles prêts à l’emploi (Loi1901.com). En quoi cela consiste-t-il exactement ? Etudions l’un d’entre eux, sans doute pas le plus connu. Orphanet met à disposition un outil de création et de gestion de site Web (nommé Nestor). L’hébergement du site est gratuit (et sans surprises) mais est réservé aux seules associations de malades œuvrant dans le domaine des maladies rares et orphelines.

Techniques de création d’un site

Orphanet Serveur d’information sur les maladies rares et les médicaments orphelins, dont le but est de contribuer à améliorer le diagnostic, la prise en charge et le traitement des maladies rares ; il est constitué d’une encyclopédie en ligne écrite par des experts européens et d’un répertoire des services à destination des malades, des professionnels et des associations (il répertorie d’ailleurs nombreuses associations de malades, et mets à disposition un outil de création de site). http://www.orpha.net Dans le principe, Nestor fonctionne comme tous les autres systèmes : vous définissez les couleurs du site, le logo, quelques informations de contacts, etc. Ensuite, vous ajoutez simplement un certain nombre de pages, en saisissant pour chacune un titre et un contenu. En validant la page, elle devient accessible aux visiteurs. Le côté pratique de la chose vient du fait que tout se passe simplement, en cliquant sur des cases, des boutons, et en remplissant des zones de saisies bien identifiées. L’apprentissage est

donc rapide une fois assimilée la “logique” du site. En outre, la plupart de ces outils proposent des aspects “annexes” à la gestion de votre site, comme une liste de membres, d’abonnés, des listes de diffusions, etc. Et la possibilité de réserver l’accès à certaines pages aux seuls membres.

L’Internet fait à la main : le Html Toute page accessible via Internet est en Html, ce langage de mise en page qui permet de dire que certains textes seront en gras ou en rouge, qu’une image sera placée ici ou là, etc. Les autres systèmes gèrent du contenu, mais “recrachent” tous du Html. Mais à l’origine, et toujours sur de très nombreux sites, il est possible de créer des pages 100% en Html, sans aucun système de gestion automatique. Il suffit soit d’apprendre ce langage et d’utiliser un éditeur de texte, soit d’utiliser directement un outil de création Html, dont l’utilisation ressemble à un traitement de texte, où chaque fichier sauvegardé l’est dans un format spécifique (le Html…) et qui, une fois installé sur un serveur, serait accessible au monde entier. Parmi ces éditeurs spécialisés, citons Dreamweaver (une référence, payante) et “1st Page 2000”, peu connu mais très performant et… gratuit ! (evrsoft.com). “Simple” langage de mise en page, son apprentissage peut se faire en quelques heures, et il est facile de trouver sur Internet de très nombreux sites qui vous l’expliqueront (http://www.allhtml.com, http://www.laltruiste.com…) Un site réalisé de cette façon possède un certain nombre d’avantages : il est rapide à mettre en œuvre, ne demande

ni trop de compétence humaine, ni un hébergement trop complexe (donc à moindre coût). Les inconvénients sont cependant nombreux : il est difficile à maintenir, puisqu’il faut, en cas de mise à jour, se souvenir de toutes les pages qui seront impliquées par cette mise à jour. Nous le réserverons pour les petits sites (une simple présentation d’une association), ou pour les associations qui n’ont aucun budget ou aucune compétence pointue.

Content Management System Ils s’appellent SPIP, Php-Nuke, DaCode, ou Attila… Des noms “barbares” pour des outils qui peuvent vous aider à construire un site complet, relativement simplement. Ce phénomène du CMS (Content Management System, système de gestion de contenu) se développe extrêmement rapidement, notamment dans le secteur associatif. Le principe de ces outils est de construire un site via un jeu de formulaires où, simplement en rentrant le bon texte dans les bonnes cases, vous publiez sur votre site les informations à la bonne place. Il en va ainsi pour les actualités (brèves ou longues), les calendriers d’évènements, les résultats de matchs de la ligue, les membres de l’annuaire, les liens vers les sites amis, etc. Ils permettent par ailleurs, souvent, de greffer des systèmes de vote, des statistiques, des forums de discussions, etc. Certains poussent même la perfection jusqu’à permettre une véritable participation collective et collaborative : chaque visiteur devient ainsi potentiellement rédacteur du site (avec ou non une modération d’un rédacteur, ou d’un comité rédactionnel). Comme les websites, donc ? Pas tout à

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fait. Car là, il faut installer l’outil sur un serveur, et il faut donc posséder un hébergement qui le permette (les websites sont, en fait, des CMS déjà pré installés et mis à votre disposition).

Côté simplicité, le Weblog (ou blogue ou blog…) remporte la palme. Cet animal bizarre, très à la mode ces temps ci, se développe comme une traînée de poudre tant sa mise en œuvre est simplissime – zéro technique ou presque. L’Office québécois de la langue française définit le blogue comme étant une “page Web évolutive et non-conformiste présentant des informations de toutes sortes, généralement sous forme de courts textes mis à jour régulièrement, et dont le contenu et la forme, très libres, restent à l’entière discrétion des auteurs”. Sur le principe des journaux intimes ou carnets de bord (les textes y apparaissent en ordre chronologique inverse, et les visiteurs peuvent ajouter des commentaires). Collaboratif, associatif par essence. Dans le même ordre d’idée, le Wiki est un outil similaire, mais où chaque abonné peut intervenir et modifier chaque message posté. Techniquement, il suffit d’installer un script de quelques lignes sur son site pour mettre en place un weblog ou un wiki, et cela “tourne” tout seul. Ces outils présentent également quelques inconvénients. Le premier concerne l’installation, qui elle est relativement technique pour le néophyte, qui n’hésitera pas à se faire “aider par un ami”. Ensuite vient le côté généraliste de l’outil, qui est bâti pour fonctionner dans tous les cas ; de fait, de nom-

2 L’ART D’ÉCRIRE : E-MAIL ET MAILING LISTES Avoir un site est une chose importante, mais il arrive que ce dernier ne soit que la partie visible de l’iceberg. Souvent même, l’arrivée sur Internet de l’association va se traduire par un site de présentation simple, mais une activité intense d’emails. Cette fonction est donc loin d’être négligeable, mais ne doit pas être improvisée.

Sites dynamiques Le même genre que les Content Management System dont nous venons de parler, mais la différence est de taille : ils sont écrits spécifiquement en fonction de vos besoins propres. Ce qui nécessite des développements plus longs pour la mise en place (et à moins d’avoir les compétences parmi les bénévoles, cela aura un coût). L’avantage est cependant important : vous disposez exactement de ce dont vous avez besoin, ni plus, ni moins. Avec la possibilité d’ajouter par la suite des modules si besoin. Ce coût doit donc se comprendre comme un investissement durable, et passera de préférence par un prestataire qualifié ou l’enrôlement d’une équipe de spécialistes (bénévoles ou non).



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Weblog & Wiki

breuses fonctions installées ne vous sont pas forcément utiles, et alourdissent parfois le tout – il est cependant possible de désactiver ces fonctions la plupart du temps. A l’inverse, l’ajout de nouvelles fonctionnalités n’est pas toujours simple ni possible… Le côté universel et standard se retrouve aussi dans la présentation graphique – forcément générique – qui (si elle n’est pas personnalisée) n’offre que peu d’originalité.

Du bon usage de l’email Loin de remplacer les modes de communication habituels, il est important de considérer le Net comme un outil complémentaire. Ne jamais oublier que, sauf exception, tous les membres d’une association ne sont pas connectés à Internet. Il ne faut donc pas prévoir une communication basée à 100% sur ce mode, sous peine d’exclure certains. De l’avis de tous les experts consultés, tant prestataires techniques que responsables associatifs, et quelle que soit la taille de l’association, l’email est l’outil le plus utilisé sur Internet (et ce, dans tous les secteurs, y compris non associatif). Il faut dire que l’email a quelque chose de magique dans son emploi. En effet, il cumule : ● Simplicité. Une connaissance moyenne de l’ordinateur suffit pour saisir, envoyer et recevoir un message. ● Rapidité. On peut communiquer quasiment instantanément avec son voisin de palier comme avec un ami installé à l’autre bout du monde. ● Économie. Un message textuel ne prend que quelques secondes pour être expédié puisqu’on peut le

rédiger hors connexion. Même avec une connexion modem payante, cela coûtera moins cher qu’un timbre ou – souvent – qu’un coup de téléphone. Pour autant, il convient de savoir se servir de cet outil, histoire d’éviter que ces avantages deviennent des inconvénients. Les règles de bon usage sont, comme souvent, des règles de bon sens.

Composition d’un email Un email se présente comme un formulaire à remplir, composé au minimum de 3 parties : un destinataire, un sujet et un corps de texte. S’y ajouteront automatiquement des informations, comme l’adresse de l’expéditeur (qui doit être configurée au préalable), la date d’expédition, la date de réception… Le destinataire se présentera sous la forme d’une adresse email (dont la structure est coupée en 2 par un symbole @ : à gauche le nom du destinataire, à droite le nom du domaine qui l’héberge). La plupart du temps, votre logiciel de messagerie propose un carnet d’adresses dans lequel vous stockerez celles que vous utilisez souvent pour éviter de les ressaisir à chaque fois. Vous pourrez également envoyer le même message à plusieurs destinataires d’un coup, en séparant chacun par un point virgule. Le sujet de votre message, s’il est trop souvent négligé, paraît cependant indispensable pour classer et retrouver votre courrier – tant pour le destinataire que pour vous. Sur un courrier papier, il correspond à la phrase “objet :”, et son rôle identique : résumer en une phrase le contenu du message. Certains gros

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Une signature, qui peut être sobre (nom, prénom) ou plus élaborée (pour un message officiel d’une association : nom de la personne, nom de l’association… Inutile de préciser votre email (il apparaît automatiquement) sauf s’il diffère. La plupart des logiciels de messagerie proposent de mémoriser une ou plusieurs signatures types. ● Le cas échéant, vous pouvez joindre un fichier à votre message (une image, un texte issu d’un traitement de texte…) si possible dans un format standard. Et avant de cliquer sur Envoyer, relisezvous, car une fois expédié, on peut considérer le message comme arrivé !

réponse, sauf si vous en avez le temps et l’envie. Pour tous les autres, une réponse est nécessaire, mais pas forcément immédiate – pour les mêmes raisons que plus haut, on peut laisser passer une semaine, mais pas plus (ne serait-ce que pour ne pas oublier). La gestion des réponses est un vrai travail, et elle peut demander beaucoup de temps ; pour en gagner, vous pouvez mettre en place des FAQ (Foires aux questions), accessibles sur le site et/ou uniquement pour la personne chargée de la gestion des emails, qui permettront de regrouper les réponses aux questions les plus fréquemment posées. Répondre à un email vous demandera dans ce cas un simple copier/coller.



Quelques précautions d’usage Une fois les règles de rédaction maîtrisées, il faut apprendre à gérer les problèmes que peuvent poser les emails. Ils sont de plusieurs ordres. ● Trop d’emails tuent l’email : vous n’avez pas de réponse dans les 24 heures ? Attendez encore. Il n’est pas rare, surtout dans le contexte associatif, que vous vous adressiez à des gens très occupés – par exemple à répondre à de nombreux messages ! Qui plus est, ils sont parfois bénévoles et pas forcément souvent connectés dans le cadre de leurs activités associatives… Un email “se perd” rarement, et en cas de problème, votre message vous reviendra en erreur. Harceler votre correspondant risque de l’agacer et vous privera sans doute d’une réponse… ● Toujours répondre ? : Les avis sont partagés, mais mieux vaut toujours répondre à un mail si celui-ci appelle une réponse. Un simple message du style “J’aime ce que vous faites” n’appelle pas de





Un virus est peut-être glissé dans l’email que vous recevez… ou que vous expédiez : cela arrive ! La propagation des virus passe souvent par l’inattention des expéditeurs (qui parfois même ne sont pas au courant qu’ils sont euxmêmes infectés), mais passe aussi par des erreurs dans les programmes (on parle de bug). Le programme va ainsi envoyer des messages à l’insu de son propriétaire… Premier réflexe (préalable) : ayez un antivirus à jour ; deuxième réflexe : n’incendiez pas l’expéditeur, surtout si vous le connaissez, mais prévenez-le gentiment. Et troisième réflexe (préalable aussi) : ayez des sauvegardes de tout… Le canular de mauvais goût vous guette ! La plupart des canulars (ou hoaxes) sont conçus pour être diffusés à large échelle ; c’est par le volume engendré qu’ils sont dommageables (pour la consommation de bande passante générée). Basé sur le phénomène de la rumeur, le canular vous annonce





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consommateurs d’emails en reçoivent plus d’une centaine par jour ; le tri se faisant parfois très rapidement, uniquement sur le sujet et l’expéditeur. Soyez précis, votre message sera traité plus rapidement ! Enfin, le corps du message, qui se découpe lui aussi en plusieurs parties : ● Une formule de salutation (l’usage des moyens modernes ne doit pas dispenser des bonnes manières !), qui sera adaptée au contexte et au destinataire : Bonjour Virginie, Hello Vi, Coucou mon bébé, ou “Camarade !”. ● Éventuellement une reprise du message précédent s’il s’agit d’une réponse (caractérisée par le signe > en début de ligne), afin de resituer le message. C’est surtout important si vous répondez à une question. Donner une réponse sans la resituer est toujours un peu brutal (n’oubliez pas que votre destinataire peut recevoir plusieurs centaines d’emails tous les jours, et avoir poser plusieurs questions…). Par contre, ne pas hésiter à résumer cette question, à en enlever la grande partie pour ne garder que ce qui est pertinent. Cela ne prend que quelques secondes et allège grandement la lecture – et le poids du message, donc sa vitesse de transmission. ● Votre texte proprement dit. N’hésitez pas à vous relire, à corriger les fautes d’orthographe et de syntaxe, à ne pas laisser passer trop de sentiments, ni trop d’humour (qui passe assez mal dans un email et peut être source de quiproquos), sans tomber évidemment dans la froideur du style télégraphique ; là encore tout dépend du destinataire et du contexte. ● Une formule de politesse adaptée.

une nouvelle d’importance (un nouveau virus, une opération lancée pour sauver un enfant qui a besoin d’une greffe, etc.) et vous incite à le diffuser massivement à tous vos contacts (sous peine de subir maints et maints malheurs). Ne cédez surtout pas ! Détruisez sans autre forme de projet. N’y répondez pas ! Le Spam, c’est mal : La tentation est grande d’envoyer un message à de nombreuses personnes pour les inciter (par exemple) à soutenir votre cause. Attention, cela risque de vous nuire. De même, envoyer un message en 500 exemplaires à une seule et même personne ne se fait pas. Les deux pratiques sont même condamnables d’un point de vue juridique. Dans le même ordre d’idée, il faut vous attendre à recevoir vous-même quantité de messages publicitaires, voire d’insultes (surtout si vous êtes responsable d’un site associatif connu pour ses idées partisanes) (cf.page 54).

Distribution des adresses et des rôles Il s’agit ici de se poser la question de l’attribution des adresses aux membres de l’association, et de réfléchir à une politique de gestion de sa communication électronique.

Pour tous les membres A partir du moment où une association possède un site, et donc un nom de domaine, il peut paraître logique que chaque membre communique en son nom, afin qu’il s’identifie au groupe. Qui plus est, chaque personne qui a un accès à Internet possède généralement une adresse personnelle (ou professionnelle) qu’il ne désire pas forcément

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A S AV O I R

Spam, Spam, Spam… A partir du moment où vous avez une adresse mail, vous allez rapidement recevoir des emails commerciaux non sollicités, publicitaires. Ce “pollupostage” (ou Spam) est générés par des sociétés à la morale commerciale douteuse (et aux produits de même…), qui ont réussi à dénicher votre adresse mail, où qu’elle se trouve : vous la mettez à disposition sur votre site, vous serez spammé (97% des adresses laissées ainsi le sont). Vous postez dans un NewsGroup ? Vous réservez un nom de domaine ? Pareil ! Véritable fléau, il est très difficile de s’en préserver, mais quelques réflexes permettent de limiter les dégâts : ● N’hésitez pas à “déguiser” votre adresse, pour qu’elle soit comprise par un humain mais pas par un robot. Ainsi “[email protected]” pourra s’écrire sur votre site “rcarlier AT atontour POINT com”, quitte à expliquer au visiteur ce qu’il faut faire pour la “reconstituer”. ● Vérifiez, avant de laisser votre email sur un site, la politique de confidentialité de ce dernier. Il semblerait qu’elles soient statistiquement respectées. ● Utilisez des adresses “jetables” pour toute opération douteuse, que vous n’utiliserez que pour cela. ● Ne répondez jamais à un message de ce genre : vous en recevriez deux fois plus !

“génériques” seront donc mises en place, qui correspondent à des postes, des fonctions, et non à des personnes : contact, webmaster, trésorier… Ces adresses pouvant, là encore, être des alias qui pointeront vers des personnes physiques. En cas de changement, il suffira de changer la direction de l’alias. Dans le même ordre d’idée et car il est fréquent d’avoir 25 fonctions différentes au sein d’une petite association, l’utilisation d’alias permettra de savoir sous quelle “casquette” il faut répondre à tel message, et adapter le discours en conséquence. Particulièrement pratique si une seule personne gère tous les emails… La mise en place de ces alias passera là encore par l’hébergeur ou l’interface d’administration.

devra être évitée autant que faire se peu. De fait, plusieurs solutions d’organisations sont possibles : ● Imposer un roulement précis des répondants, avec des plannings. ● Éviter les utilisations distantes et imposer l’ordinateur du local associatif pour gérer les messages. Celui qui est en charge peut ainsi voir quels sont les messages qui ont déjà eu une réponse. ● Utiliser un “webmail” qui permet de savoir qui répond à quoi et quels sont les messages qui n’ont pas eu de réponses. ● Répondre systématiquement d’une part au message et d’autre part aux autres gestionnaires (ou à l’alias). De cette façon, tout le monde saura quel message est traité. Pour que les choses soient faites proprement, il conviendra d’utiliser la zone Bcc (ou Cci, copie cachée).

Dans le même panier…

Si les petites opteront pour des noms simples ([email protected]…) les grosses associations devront prévoir une charte de nommage (s’il y a plusieurs Richard dans l’association, il est – quoique shakespearien – peu agréable de devoir donner des emails richard1, richard2, richard3…). Une solution courante est de prendre l’initiale du prénom suivie du nom de famille, voire les deux séparés par un point, [email protected] (on se souviendra cependant qu’il ne faut ni espace ni accents, mais que les tirets moins sont acceptés…). Il faudra donc opter pour un hébergement qui propose un nombre d’adresse

mail illimité (votre hébergeur pourra d’ailleurs se charger de les créer – ou mettra à votre disposition une interface le permettant). A défaut, un nombre d’alias illimité qui permettra de “faire suivre” vers les adresses personnelles des membres. Si votre association est plus modeste, vous disposerez d’un nombre limité d’emails (ce qui est fréquent). Dans cette hypothèse, une solution simple consiste à passer par un service de mail gratuit, il en existe beaucoup, comme Yahoo.fr ou Caramail.com.

Parole officielle et alias Compte tenu du fait qu’une association repose souvent sur le bénévolat, le risque existe que les bénévoles – peu importe la raison – disparaissent. Or, si leur email a été imprimé sur tous les papiers entête de l’association, il faudra tout réimprimer… Des adresses dites

Il arrive qu’un email ne soit pas spécifique à une seule personne, pour plusieurs raisons : ● Vous ne disposez que d’une seule adresse (et il peut-être intéressant de négocier avec votre hébergeur – ou d’en changer…). ● Ce sont des bénévoles qui se partagent la gestion d’un compte, à tour de rôle ou chacun depuis chez lui, et ce pour une même fonction. Celui qui est disponible en premier répond… Dans ce cas, il faut pouvoir gérer le fait que, lorsqu’un internaute contacte l’association, il ne reçoive pas plusieurs réponses (car chaque personne de l’association y répond, pensant être la première à le faire) ou, à l’inverse, qu’il ne reçoive aucune réponse (car tout le monde croit qu’un des autres l’a fait). Cette situation n’est jamais pratique et



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utiliser pour ses correspondances associatives. Chargé de la gestion du site il sera donc intéressant de créer autant d’adresse email que de membres, adresse qui comportera le nom de domaine.

Liste de diffusion & discussion Nous en avons parlé comme outil de veille, ou comment obtenir vous-même des informations. Voyons maintenant quelques “trucs” pour en mettre une en place…

Vocabulaire, et pourquoi avoir une liste ? Il faut distinguer deux types de mailing listes : ● Les newsletters, ou listes de diffusion, qui sont fermées (on parle de listes unidirectionnelles, de type bulletin, annonce, journal…). Seules quelques personnes autorisées peuvent envoyer un message. ● Les listes de discussion, qui sont ouvertes (bien que souvent modérées), et dont chaque abonné peut envoyer

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un message, qui sera reçu par tous, chacun pouvant répondre. Le volume d’informations peut être très important et la teneur du contenu très spécialisée (pour certaines listes techniques) ou dramatiquement pauvre (pour des listes de discussion plus légères). À noter qu’il faut être abonné à la liste pour pouvoir y expédier des messages, mais pas forcément pour les lire (par exemple si les archives sont disponibles sur un site Internet). Question de choix. Dans les deux cas, il est tout à fait possible de mettre en place des listes à différents usages. Elles pourront être réservées aux membres du bureau, aux seuls adhérents, à certains groupes de travail ou, au contraire, ouvertes à tous pour permettre un échange et une diffusion d’informations plus large et dépassant le cadre stricto sensu de l’association. Les avantages d’une liste sont principalement au nombre de deux : ● Fidéliser : c’est le cas d’une liste de diffusion, qui annoncera des nouvelles et ne manquera pas de préciser “plus d’infos sur notre site”. Cela génèrera du trafic sur votre site en faisant venir des gens régulièrement (les membres, mais aussi les curieux – simple visiteurs ou journalistes…). Et donc pourra peut-être augmenter votre audience, votre crédibilité et donc faire connaître vos idées et buts. ● Resserrer la communauté : plus l’objectif d’une liste de discussion, où chacun à l’impression de participer (et participe réellement), tant à la vie de l’association qu’aux débats et décisions qui seront prises. Si elle est ouverte à tous, membres et curieux, il

sera intéressant d’en prévoir d’autres, à usages plus restreints.

Mise en œuvre Il y a plusieurs moyens de mettre en œuvre une liste, qu’elle soit de diffusion ou de discussion : ● Passer par un prestataire. Vous lui envoyez la liste des abonnés ainsi que le message à envoyer, et il se charge (moyennant finances) d’expédier vos messages. C’est souvent le cas pour les très grosses listes, et uniquement pour celles de diffusion. Dans le cadre associatif, seules les très grosses associations, qui veulent par exemple contacter des milliers de membres et sympathisants, ont intérêt à utiliser ce principe. ● Passer par un site de gestion de mailing listes. Il s’agit d’un site qui possède des robots et qui les met à disposition (avec souvent de la publicité). Il vous faudra vous poser un certain nombre de questions et comparer plusieurs aspects : les listes sont-elles archivées, pour combien de temps, les archives sont-elles accessibles à tous ou uniquement aux abonnés, l’interface d’administration est-elle simple à utiliser, l’interface d’abonnement est-elle en français, est-il facile pour les abonnés de se désabonner facilement, sans passer par vous, etc. Dans tous les cas, il est nécessaire de bien lire la charte du service et surtout de le tester en petit comité (quelques adhérents triés sur le volet) avant de lancer un service général. Des sites comme Yahoo (http:// fr.groups.yahoo.com) ou Affinitiz.com le font très bien, avec souvent des services associés. ● Installer un robot sur votre serveur. C’est la meilleure solution car vous



êtes totalement maître des données et pouvez tout gérer, que ce soit la liste des abonnés comme les archives. Cela suppose tout de même d’avoir un serveur (!) et de savoir configurer les multiples produits existants pour gérer de telles listes. Notons toutefois que si l’installation et la configuration d’un robot vous dépassent (ce qui peut se comprendre), votre hébergeur pourra se charger de l’opération — d’ailleurs, si vous êtes en hébergement mutualisé, il peut

faire tourner un robot indépendamment (vérifiez les coûts de ces prestations) et vous laisser tout gérer via une petite interface de gestion qui simplifie la vie. Se renseigner auprès de lui. Une page sur le site devra permettre les opérations de bases sur la liste : description, conditions et possibilité d’abonnement et de désabonnement, mode d’emploi, etc. De même, dans chaque message, ne pas hésiter à rappeler ces règles (notamment de désabonnement de la liste).

GLOSSAIRE Quelques mots cités dans le texte qui peuvent paraître cryptiques… ● Alias : Adresse email qui renvoi vers une autre adresse préalablement définie. ● Code source : Liste des instructions d'un programme exprimées dans un langage que l'homme est capable de manipuler aisément. Sans le code source il est très difficile de modifier un programme. ● RFC, ou “Requests for Comments”, est une série de documents qui font référence auprès de la Communauté Internet et qui décrivent, spécifient, aident à l'implémentation, standardisent et débattent de la majorité des normes, standards, technologies et protocoles liés à Internet et aux réseaux en général. ● Script : fichier contenant des commandes qui sont interprétées et exécutée par le serveur (affichage d’une page, traitement d’un formulaire, interventions sur une base de données, forum, etc.). Un “javascript” sera

exécuté par le client. Télécharger : Enregistrer un fichier d’Internet vers son ordinateur. ● URL : de l’anglais Uniform Resource Locator, c’est l’adresse Internet d’un site, que l’on tapera dans un navigateur, et de la forme http://www.atontour.com. ● Webmail : application pour, depuis tout navigateur, consulter ses emails – permettant ainsi de les consulter à distance, en dehors de chez soi. ● Webmaster : dans son acceptation la plus large, le webmaster est la personne en charge d’un site Internet et qui fait tout ou presque, principalement sur le plan technique : conception, réalisation, mises à jour, référencement, suivi des statistiques, etc. (voir “Profession webmaster”, éditions Les Échos). Le lecteur désireux d’en apprendre plus consultera avec bonheur les sites dicofr.com ou http://linux-france.org/prj/jargonf ●

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LIVRES ET SITES DE RÉFÉRENCE En plus des sites cités au fil du guide, le lecteur qui veut aller plus loin ne manquera pas ces fondamentaux : ● Votre association et Internet, Richard Carlier (mai 2002, Village Mondial Press) 193 pages. ● Profession webmaster, Richard Carlier (nov. 2000, Les Échos) 193 pages. ● Conception, suivi et animation d'un site web associatif, Eve Demazière. (téléchargeable sur http://www.internatif.org/eve/serveurs/) ● Internet pour les associations de jeunesse, Philippe Allard (téléchargeable sur http://www.cfwb.be/jeunesse/)

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Le Guide des Associations sur Internet, collectif (téléchargeable sur http://www.web1901.org) Les associations, le multimédia et Internet, Benoît Dumolin (téléchargeable sur http://www.fdf.org/multimedia/) Site des associations, une mine d’informations pour créateurs et dirigeants d'associations, que l’on peut télécharger (http://perso.wanadoo.fr/association.1901)

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Dans la série des guides conseils associations édités par la Caisse d’Epargne, nous vous proposons : ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲

Le guide pratique associations (7ème édition). La fiscalité dans les associations (3ème édition). La responsabilité civile et pénale. Le comité d’entreprise. L’euro dans les associations. Le tuteur familial. La création d’associations. Le bénévolat associatif. Les fonds structurels européens. Les salariés d’associations : questions pratiques. Les subventions européénnes (4ème édition). La comptabilité des associations.

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A S AV O I R

Ces guides sont également disponibles sur le portail www.associatis.com

Rédaction : RICHARD CARLIER http://www.rcarlier.net pour la Loi1901.com & La Caisse d’Epargne Ce document n’est pas contractuel

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